Saiba como preencher corretamente a DEFIS, entenda os prazos e os tipos de declaração, e garanta que sua empresa esteja em conformidade com o Simples Nacional!
A DEFIS, ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é um documento essencial para as empresas que optaram pelo Simples Nacional.
Imagine a DEFIS como um mapa detalhado da jornada financeira da sua empresa ao longo do ano. Assim como um viajante precisa de um mapa para se orientar e garantir que está no caminho certo, a sua empresa precisa da declaração para mostrar ao governo como está lidando com suas obrigações fiscais.
A declaração é obrigatória para todos os períodos em que a empresa esteve enquadrada no Simples Nacional ou quando existe um processo administrativo que pode incluir a empresa nesse regime em algum período abrangido pela DEFIS. Além disso, é necessário preencher o DEFIS para evitar possíveis problemas com o fisco.
O que é a DEFIS Simples Nacional?
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma obrigação acessória para todas as empresas do regime Simples Nacional.
Existem quatro tipos de declarações:
- Declaração original: primeira declaração apresentada para um determinado ano-calendário;
- Declaração retificadora: utilizada para corrigir informações enviadas incorretamente em uma declaração original ou retificadora anterior;
- Declaração de situação normal: para empresas que não tiveram alterações especiais no ano-calendário;
- Declaração de situação especial: necessária para empresas extintas, cindidas, fusionadas ou incorporadas durante o ano.
Caso o período de entrega da declaração em situação normal ainda não tenha começado, o sistema selecionará automaticamente a opção “Situação Especial”.
Onde entregar a Declaração DEFIS?
A DEFIS deve ser preenchida e transmitida pela internet, por meio do portal do Simples Nacional. O acesso é feito no menu ‘DEFIS’ dentro do portal.
Como preencher a DEFIS
O preenchimento da declaração é relativamente simples: acesse o Portal do Simples Nacional, selecione ‘Simples Nacional’ e entre na conta por meio do seu código de acesso. Então, clique em ‘Cálculo e Declaração’ e depois em ‘PGDAS-D e Defis’.
Na hora do preenchimento da DEFIS, você precisará declarar algumas informações sobre a situação financeira da sua empresa, que incluem:
- Ganhos de capital;
- Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração;
- Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração;
- Valor do lucro contábil apurado;
- Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa;
- Entre outros dados.
Prazo DEFIS: até quando posso entregar?
O prazo para entregar a DEFIS é até as 23h59 (horário de Brasília) do dia 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário de ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional. Ou seja, pode marcar na agenda que você deve entregar a DEFIS pouco depois do Carnaval.
Sobretudo em situações especiais, como cisão, fusão, incorporação ou extinção da empresa, a declaração deve ser entregue até o último dia do mês seguinte ao evento, exceto quando essas situações acontecem no primeiro quadrimestre do ano. Nesses casos, o prazo vai até o último dia de junho.
Multa por atraso da declaração DEFIS
Pode ficar tranquilo, não há nenhum tipo de multa pela entrega em atraso da DEFIS. Mesmo assim, você deve ficar atento. Para realizar a apuração dos tributos a partir de março de cada ano no PGDAS-D, é necessário que a DEFIS do ano anterior já tenha sido transmitida.
Por exemplo, se você quer preencher a declaração referente a 2024, primeiro precisa enviar a declaração referente ao ano de 2023. Isso é necessário porque o cálculo dos impostos de 2024 depende das informações que você declarou sobre 2023.
Como transmitir a declaração
Para transmitir o documento, a empresa deve preencher todas as informações exigidas. Desse modo, é essencial garantir que não haja pendências; caso contrário, a transmissão não será possível.
Após o preenchimento, basta selecionar a opção “Transmitir” no menu da declaração. Por fim, o sistema disponibiliza o recibo de entrega em PDF para download ou impressão.
