Como a Globo Ético aplicou automação no Simples Nacional e liberou sua equipe para crescer

Como a Globo Ético reorganizou sua operação com automação no Simples Nacional

A automação no Simples Nacional entra em pauta quando a matemática do esforço começa a não fechar. Cinquenta por cento da carteira no regime. Cinco anexos. Dezenas de faixas de tributação. Segregação de receitas, tratamento de monofásicos, substituição tributária, PGDAS, DAS, obrigações acessórias que crescem a cada ciclo regulatório. O trabalho se repete todos os meses, exige profissionais técnicos, consome horas que a agenda do escritório não tem de sobra e cresce na mesma proporção em que a carteira cresce.
Há um paradoxo estrutural nessa equação. Quanto mais o escritório avança, quanto mais clientes do Simples ele conquista, mais pesada fica a operação. A mão de obra técnica encarece. O prazo não se alarga. O trabalho acumulado não escolhe mês. E a cada nova obrigação acessória que o Governo introduz no sistema, a resposta instintiva é contratar mais. Mais pessoas, mais horas, mais energia depositada num processo que, por natureza, se repete sem fim.
O Simples Nacional só é simples no nome. Quem trabalha dentro de um escritório contábil tem consciência de que essa afirmação não é exagero retórico. É diagnóstico preciso, quase cirúrgico. E o contador que ainda não sentiu o peso dessa rotina na estrutura da equipe, provavelmente, ainda não cresceu o suficiente para enfrentá-la em escala.
Essa tensão entre crescimento e operação pesada tem um nome técnico nos escritórios mais experientes: gargalo operacional. E foi exatamente diante desse gargalo que a Globo Ético, com 52 anos de atuação e mais de 500 clientes na carteira, decidiu estruturar a automação no Simples Nacional de forma definitiva. Ela se tornou o primeiro escritório a implementar o Motor do Simples Nacional da e-Auditoria em operação real.

O desafio da rotina de apuração na Globo Ético

Juiz de Fora, Minas Gerais. Um escritório fundado em 1974, que atravessou cinco décadas de mudanças regulatórias, três Reformas Tributárias parciais e a digitalização completa das obrigações acessórias. A Globo Ético chegou aos 52 anos com uma carteira sólida, equipe técnica qualificada e uma convicção construída na prática: tecnologia é requisito de sobrevivência.
Com mais de 500 clientes ativos, e o Simples Nacional respondendo por 50% a 60% do portfólio, Amanda Campos Bonfim e Silva, sócia e gestora do escritório, conhecia bem o peso que essa fatia da carteira depositava sobre a equipe todos os meses. “O Simples é um encarnamento desde quando existiu, desde o início do Simples Nacional”, resume Amanda, com a precisão de quem descreve uma realidade que não precisa de dramaturgia para impressionar.
A questão não era incompetência técnica. A equipe da Globo Ético dominava o processo. O problema estava no modelo. A apuração do Simples exigia profissionais especializados; e especialistas têm custo alto, são difíceis de encontrar no mercado e ainda mais difíceis de reter. A segregação das receitas era feita com planilhas auxiliares. A coleta de informações demandava articulação direta com os clientes. A transmissão exigia acesso empresa por empresa, passo a passo, repetido mensalmente para cada uma das centenas de empresas do Simples na carteira.
“O Simples Nacional demanda muita mão de obra, muita hora técnica”, explica Amanda. “Você precisa contratar, você precisa ter gente para fazer. E quanto mais isso vai acontecendo, essa pessoa que você contrata tem que ser especialista. O profissional que trabalha no escritório de contabilidade hoje tem que entender de tributo, de informática, saber interpretar uma norma. É uma mão de obra muito técnica, especialista, difícil de encontrar, difícil de reter”.
O cenário anterior ao Motor do Simples mantinha uma textura conhecida por qualquer gestor de escritório que opera com volume: equipe correndo contra o prazo, tempo insuficiente para estudar, pouco espaço para orientar o cliente além do básico. Quanto mais o governo avançava em digitalização e criava novas obrigações acessórias, mais o escritório precisava crescer em headcount para acompanhar. A automação no Simples Nacional era menos uma opção estratégica do que uma necessidade estrutural.

Motor do Simples Nacional chegou antes de existir para o mercado

A Globo Ético não chegou ao Motor do Simples por acaso. A relação com a e-Auditoria é de longa data. O escritório sempre integrou a Plataforma ao seu parque tecnológico e acompanhou de perto o desenvolvimento de novas soluções. “Todas as vezes que a gente tem uma demanda, uma dificuldade tributária ou fiscal, a e-Auditoria é sempre um parceiro que vem na nossa cabeça”, conta Amanda.
Quando a conversa sobre o Motor do Simples começou, o produto ainda não havia sido lançado para o mercado. A Globo Ético foi convidada a ser o primeiro escritório a implementá-lo em operação real, como rotina viva, com clientes reais, prazos reais e a intrincada complexidade de uma carteira de mais de 500 empresas. Foi uma parceria de construção.
“Quando falamos sobre o Motor do Simples, falei assim: nossa, parece que vocês estavam lendo os nossos pensamentos”, recorda Amanda. A frase sintetiza o que acontece quando uma dor operacional real encontra uma solução construída com inteligência fiscal: não há convencimento. Há reconhecimento.
A reação da equipe confirmou isso imediatamente. “A primeira coisa que a gente percebe é o olhinho da equipe brilhando, de entusiasmo, de saber que algo vai acontecer para melhorar o dia a dia deles. Motor do Simples, vindo da e-Auditoria, é sempre um objeto de conforto, de alegria, porque a gente sabe que é uma ferramenta que vai trazer solução”. E uma equipe que chega motivada para adotar uma ferramenta trabalha melhor. O impacto começa antes mesmo da primeira apuração.

Como o Motor reorganizou a operação do Simples Nacional

A automação no Simples Nacional, quando executada com a lógica do Motor, não começa pela transmissão. Começa pela base. Antes de automatizar qualquer etapa da apuração, o Motor da e-Auditoria audita e corrige a classificação fiscal dos produtos, a tributação aplicada e a segregação das receitas. Só depois a rotina segue com consistência.
Na Globo Ético, isso significou uma reorganização concreta do fluxo mensal. A coleta de XMLs passou a ser automática. A segregação de receitas por anexo e atividade, que exigia planilhas auxiliares e intervenção manual, tornou-se parte do processo automatizado.
A transmissão do PGDAS, que demandava acesso empresa por empresa no portal, percorrendo quinze a vinte pequenas ações por cliente, foi transformada em um único clique. “Você tinha ali, para fazer a transmissão do Simples Nacional, um passo a passo que incluía sei lá, quinze, um monte de pequenas ações: clica aqui no e-CAC, traz para cá, analisa, gera isso, conecta, busca o arquivo, transfere, manda para o cliente”, descreve Amanda. “Isso agora é automático!”. Para 250, 300 empresas, a seleção em lote e a transmissão única representaram uma transformação radical na carga operacional do fechamento.
O Motor do Simples também resolveu um problema que vai além da eficiência técnica: o problema do conhecimento retido na pessoa. Em escritórios com alto volume de clientes no regime, a saída de um colaborador especializado pode comprometer a continuidade da apuração de dezenas de empresas. Classificações manuais feitas de determinada forma, critérios que existem na memória do analista, não no sistema.
Com o Motor, a classificação fiscal fica registrada e preservada dentro da ferramenta. “Se eu perder um talento, o impacto na minha equipe vai ser muito pequeno, porque vai ser mais fácil substituir”, afirma Amanda. O tempo de treinamento diminui. A curva de aprendizado de um novo colaborador encurta. O escritório deixa de ser refém do histórico individual de cada analista.
“A tecnologia faz uma operação perfeita do Simples Nacional o tempo inteiro”, completa Amanda. “A máquina não erra da forma que o ser humano erra”.

Os resultados da reorganização na Globo Ético

Os efeitos da automação no Simples Nacional se manifestaram na rotina, na estrutura da equipe e na relação econômica com o cliente. A reorganização não se restringiu à velocidade da apuração, tendo, na verdade, redistribuído o uso do tempo e reconfigurado o papel da equipe fiscal dentro do escritório.
 
1. Equipe menor, mais técnica e mais motivada
Há quinze anos, o departamento fiscal da Globo Ético era o maior do escritório em número de colaboradores. Hoje é o menor. A automação no Simples Nacional permitiu que o mesmo volume de apuração fosse conduzido com menos pessoas e sem perda de qualidade. “Eu não preciso ter tantos colaboradores, principalmente colaboradores com uma capacidade técnica maior, que é um colaborador que exige um salário maior”, explica Amanda. O efeito sobre a motivação da equipe foi imediato. Uma equipe liberada de trabalho repetitivo e de baixo propósito é uma equipe que trabalha com mais entusiasmo, atende melhor e estuda mais.
 
2. Tempo trabalhado em décimo do que se trabalhava antes
A redução no tempo de apuração foi direta e expressiva. “Você começa a trabalhar o Simples Nacional em um décimo de tempo daquilo que você trabalhava”, reforça Amanda. Aquilo que consumia horas da equipe no fechamento, entre coleta, segregação, conferência, preenchimento manual e transmissão, agora segue um fluxo automatizado, auditável e consistente.
 
3. Crescimento de honorários sem aumento de carteira
No primeiro mês de implantação do Motor, a Globo Ético registrou uma melhora de honorários de entrega em torno de 3%, resultado inicial que Amanda descreve como exponencial a partir daí, à medida que a ferramenta é explorada com mais profundidade. O ganho não veio da entrada de novos clientes, mas da ampliação de serviços auxiliares para a base existente: melhora na segregação, organização do cadastro de produtos, orientações que não cabiam no tempo disponível da equipe.
 
4. Capacidade de crescer sem contratar
A automação no Simples Nacional permitiu à Globo Ético absorver novos clientes do regime tributário sem a necessidade de ampliar a equipe fiscal proporcionalmente. A lógica que determinava mais clientes = mais contratações foi substituída por um modelo em que o crescimento da carteira não pressiona a estrutura de pessoal.
 
5. Retenção do conhecimento no escritório
O histórico de classificação fiscal de cada cliente agora está incorporada ao Motor do Simples Nacional, não na memória do analista. Isso elimina um risco estrutural relevante em escritórios de alto volume: a perda de conhecimento operacional quando um colaborador-chave deixa a equipe. A continuidade da apuração é preservada independentemente de quem está operando o sistema.

O impacto no relacionamento com os clientes

A automação no Simples Nacional reorganizou apenas a rotina interna da Globo Ético, além de alterar a qualidade do contato com o cliente. Com a equipe liberada do trabalho repetitivo de fechamento, Amanda passou a ter mais tempo disponível para aquilo que o modelo operacional anterior não comportava: reuniões, orientações, planejamento e consultoria consultiva para a carteira de clientes. “Com o tempo extra que hoje sobra para a equipe, a gente pode agregar valor ao serviço, atender melhor o cliente, fazer mais reuniões, passar mais orientações e mais treinamento”.
Esse movimento tem importância estratégica no contexto da Reforma Tributária. A Globo Ético atende empresas do Simples que, a partir de 2027, precisarão tomar decisões relevantes sobre permanência no regime, a extinção do PIS e Cofins e o impacto do IBS e da CBS nas suas cadeias de fornecedores e clientes. Essas decisões impõem que o contador tenha tempo para analisar, estudar e orientar. Não há como exercer esse papel consultivo quando a agenda está consumida pelo fechamento mensal.
“Você precisa gerar a informação e saber o que fazer com aquela informação”, resume Amanda. “Senão, são dados soltos, e dados soltos não servem para nada”.
A Globo Ético também identificou um benefício além da eficiência: a fidelização por valor. Quando o escritório amplia os serviços prestados, aprofunda a relação com o cliente e se mostra necessário em mais frentes, a conversa sobre honorários muda de natureza. Não é mais preço versus preço. É dependência técnica construída sobre entrega consistente.

A consolidação do modelo na Globo Ético

A trajetória da Globo Ético com o Motor do Simples Nacional demonstra que a automação no regime não é uma questão de velocidade. Trata-se de uma mudança de mindset e de modelo.
Amanda estruturou a mudança a partir de três movimentos conectados: eliminar o trabalho repetitivo da equipe, reter o conhecimento dentro do escritório e usar o tempo recuperado para ampliar o valor entregue ao cliente. O Motor do Simples entrou como infraestrutura dessa reorganização não para substituir o contador, mas para liberar o contador do que a máquina faz melhor.
“O Motor do Simples Nacional trouxe para a Globo Ético uma eficiência na gestão de serviços que me possibilitou rentabilidade, trabalhar melhor com o cliente e ter uma equipe mais satisfeita”, sintetiza Amanda. “Ele é hoje o meu braço direito. Sem ele, eu estaria enfrentando dificuldades grandes nesse momento, principalmente, nesse cenário de Reforma Tributária”.
A frase carrega uma leitura que transcende o caso individual. O contador que ainda depende de trabalho manual para fechar o Simples todos os meses não está apenas perdendo tempo. Afinal, ele perceberá que está perdendo margem, capacidade de crescer, além de constatar a perda significativa de espaço para exercer o papel estratégico que os clientes vão precisar cada vez mais.
Com mais de 25 anos à frente da Globo Ético, Amanda deixa um alerta os colegas de profissão: o modelo do contador emissor de guias tem prazo de validade. “Esse contador vai acabar. Ele não vai conseguir se sustentar por muito tempo. Tanto porque o cliente quer mais, quanto porque hoje existem ferramentas para isso”.
A pergunta que fica para qualquer gestor de escritório que já superou a fase do crescimento inicial é a mesma que orientou as decisões da Globo Ético: sua operação está organizada para crescer ou apenas para sobreviver ao fechamento do próximo mês?