Calculadora: quanto a Reforma Tributária vai custar ao seu escritório por ano
A Reforma não cria uma linha de imposto para o escritório: cria trabalho. A LC 214/2025 acrescenta três tarefas mensais por cliente a partir de 2027 — apurar IBS e CBS separadamente, conferir a apuração assistida e conciliar o split payment. Esta calculadora converte essas tarefas em horas, custo e percentual da sua receita.
1Passo 1 de 3Sua carteira
2Passo 2 de 3Seu custo-hora e seu honorário
3Passo 3 de 3Quanto tempo cada tarefa leva no seu escritório
Refinar a conta (opcional)
Nada aqui é obrigatório. O primeiro campo muda as horas e o percentual se algum cliente do Simples Nacional for optar pelo regime regular. Os outros acrescentam linhas ao resultado.
O que a rotina de 2027 custa
Abrir a conta do custo
Abrir a conta do reajuste
É onde entra o Planejamento Tributário na Reforma: ele projeta a carga dos quatro regimes principais — Simples Nacional Unificado, Simples Nacional Híbrido, Lucro Presumido e Lucro Real — ano a ano até 2033, com motor determinístico amarrado à LC 214/2025. Ele compara e projeta; a recomendação final é sua, com o empresário.
O que esta calculadora não faz
- Ela estima custo. Nunca estima ganho. Não há linha de economia, de retorno, de crédito recuperado ou de receita adicional.
- Ela não diz quanto tempo cada tarefa leva. A LC 214/2025 dá o trabalho; o tempo é do escritório. Todo minuto na tela foi digitado por você.
- Ela não fixa data de vencimento, porque a lei não fixou: o art. 44 remete prazo e vencimento ao regulamento.
- Ela não decide nem assina. A decisão tributária e a assinatura seguem com o contador.
- Ela é uma foto de uma carteira declarada, não um diagnóstico do escritório. Carteira muda, regime de cliente muda, e o regulamento do art. 44 ainda vai sair.
- O reajuste cobre o custo — ele não preserva a margem percentual. Repassar o custo cheio mantém a margem em reais e dilui a margem em percentual. A sua margem não entra em campo nenhum desta tela.
Um exemplo com a conta aberta
Uma carteira de 30 clientes, com vinte minutos em cada uma das três tarefas. É a mesma conta que a calculadora faz, com um número redondo no lugar dos seus minutos.
Minutos por mês: (12 × 20) + (12 × 20) + (12 × 20) = 240 + 240 + 240 = 720 minutos.
Horas por ano: 720 × 12 ÷ 60 = 144,0 h.
Custo por ano: 144,0 × R$ 45,00 = R$ 6.480,00.
Percentual da receita: R$ 6.480,00 ÷ (R$ 850,00 × 30 × 12) = R$ 6.480,00 ÷ R$ 306.000,00 = 2,12%.
Reajuste para cobrir o custo novo: R$ 6.480,00 ÷ 360 = R$ 18,00 por cliente, por mês — que é o mesmo 2,12%, visto do contrato em vez da receita.
O que a Reforma Tributária acrescenta à rotina do escritório
O custo de adaptação de um escritório não existe em norma. O que existe em norma é o trabalho novo: quais tarefas passam a existir, para quem e a partir de quando. A LC 214/2025 responde às três perguntas, e é daí que esta calculadora parte.
São três tarefas que entram na rotina mensal, cliente a cliente. A primeira é apurar IBS e CBS separadamente: o art. 43 fixa que o período de apuração é mensal, e o art. 45 exige que o contribuinte apure, para cada período, o saldo do IBS e da CBS de forma separada. A segunda é conferir a apuração assistida: pelo art. 46, § 2º, a apuração do art. 45 só pode ser feita mediante ajustes na apuração assistida; e o § 4º é o que torna a conferência inadiável — sem manifestação do contribuinte no prazo, presume-se correto o saldo apurado e o crédito tributário se considera constituído. A terceira é conciliar o split payment: o art. 47 condiciona o crédito à extinção do débito, e o art. 33, § 2º, III, diz com todas as letras que, no procedimento simplificado, o valor retido não guarda relação com os débitos efetivamente incidentes sobre a operação. Retido, devido e devolvido não coincidem por desenho da lei — conciliar os três é o trabalho.
Como esta calculadora chega aos quatro números
A conta é simples de propósito, e cada termo dela é conferível de cabeça. Os clientes em Lucro Presumido, em Lucro Real e os do Simples Nacional que optarem pelo regime regular entram nas duas primeiras tarefas. Os que vendem para outra empresa entram na terceira. Cada grupo é multiplicado pelos minutos que você informou e por doze meses; o resultado, dividido por sessenta, dá as horas acrescidas por ano. Multiplicadas pelo seu custo-hora, viram o custo anual em reais. Divididas pela receita anual da carteira — honorário médio × número de clientes × doze —, viram o percentual da receita. E o custo anual dividido pelo número de clientes vezes doze dá o reajuste por cliente, por mês, que cobre o custo novo.
O percentual da receita e o percentual do reajuste são, algebricamente, o mesmo número: as duas contas se reduzem a custo anual dividido pela receita anual. Por isso o reajuste aparece só em reais por cliente, e o percentual dele é dito como uma oração dentro do card do percentual — não como um quinto resultado. Dois números iguais com rótulos diferentes é o tipo de coisa que este público confere em dez segundos.
Por que os minutos são seus, e não nossos
Os três campos de minutos sobem vazios. Não têm valor de partida, não têm sugestão em cinza, não têm "média de mercado". A razão é direta: a LC 214/2025 estabelece qual trabalho passa a existir, mas não estabelece quanto tempo ele leva — e não existe fonte oficial que estabeleça. Qualquer número que colocássemos ali seria nosso, dentro de uma ferramenta cuja premissa é que nenhum número sai da nossa cabeça. Se você não souber de cabeça, compare com uma rotina que sua equipe já faz hoje: cada pergunta aponta qual. Zero é uma resposta válida, e precisa ser digitada — vazio e zero são estados diferentes.
A mesma régua vale para as horas úteis por pessoa no ano, que é o denominador do cálculo de pessoas-equivalente. Sem esse campo preenchido, a linha simplesmente não aparece. É melhor uma linha a menos do que uma linha com uma constante nossa dentro.
O que a conta não mede
Ela não mede o ano de 2026. Em 2026, para quem cumpre as obrigações acessórias, há dispensa do recolhimento do IBS e da CBS — é o art. 348, § 1º. O ano-teste é de escrituração, não de caixa, e por isso o ano de referência aqui é 2027, o primeiro ano cheio da rotina do art. 43. Ela também não fixa data de vencimento, porque a lei não fixou: o art. 44 remete ao regulamento tanto o prazo para conclusão da apuração quanto a data de vencimento dos tributos. O que está na lei é a periodicidade mensal.
E ela não decide regime. Quantos dos seus clientes do Simples Nacional vão optar pelo regime regular do art. 41, § 3º, muda a conta — mas essa é uma decisão de cada cliente, tomada com o empresário. Para dimensionar essa outra conta, a do cliente, o caminho é o Guia da Decisão de Regime; e a ferramenta que projeta a carga dos quatro regimes principais ano a ano até 2033 é o Planejamento Tributário na Reforma. Esta calculadora dimensiona o problema do escritório; aquela resolve a decisão de um cliente.