A realidade do cenário tributário brasileiro não é nada simples: exige dos escritórios atenção constante para garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas.
Nesse contexto, qualquer descuido pode gerar pendências com o Fisco, o que costuma resultar em multas, juros e até restrições de crédito.
Para ajudar você a manter tudo em ordem, reunimos algumas dicas que vão direcionar seu escritório e evitar transtornos futuros. Confira!
Organize seus documentos
O primeiro passo para fugir de encrencas é manter a casa em ordem. Isso significa que, se você costuma perder documentos fiscais (DF-e) ou não consegue encontrar arquivos fiscais com facilidade, é hora de rever essa rotina.
Não guardar ou extraviar papéis importantes pode trazer consequências sérias, como dificuldades para comprovar informações em uma eventual fiscalização. Exatamente por isso, é essencial contar com um software para escritório de contabilidade.
Para evitar essa dor de cabeça, crie um local exclusivo para guardar tudo o que for fiscal e contábil. Isso pode ser em armários específicos, em pastas digitais organizadas ou até mesmo em serviços de armazenamento em nuvem, desde que você mantenha o controle de onde cada coisa está. Quanto mais facilmente você localizar um documento, melhor para a saúde fiscal do seu escritório contábil.
Revisão da situação cadastral
Estar em dia com o Fisco é outra prática essencial para evitar problemas. Isso inclui monitorar a situação cadastral e fiscal de forma rotineira, pois qualquer pendência não corrigida pode virar uma bola de neve.
Além disso, a situação cadastral irregular costuma gerar multas e até a impossibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas.
Por isso, crie o hábito de verificar regularmente se todos os cadastros, certificados e obrigações acessórias estão em ordem. Assim, caso surja alguma inconsistência, você consegue corrigir antes que ela se transforme em um transtorno maior, como a perda de crédito bancário ou a dificuldade para obter certidões negativas de débito.
Classificação fiscal correta
A classificação fiscal de mercadorias deve ser sempre feita com cuidado, pois qualquer erro pode causar problemas sérios, como a aplicação incorreta de tributos ou até a retenção de produtos na alfândega. Isso acontece porque cada mercadoria tem uma classificação específica de acordo com a legislação tributária, e ela define a alíquota e a forma de recolhimento dos impostos.
Portanto, fique atento às nomenclaturas e aos códigos corretos (NCM). Uma simples falha nessa classificação pode resultar em multas ou em pagamentos de tributos a maior ou a menor. E sabemos que, em ambos os casos, a correção geralmente custa tempo e dinheiro para a empresa.
Prevenção: evite riscos fiscais
Evitar riscos fiscais sempre será melhor do que ter de resolvê-los depois. O não pagamento de tributos, por exemplo, resulta em multas, juros e até pode gerar responsabilizações criminais, atrapalhando o crescimento das empresas. Sem contar que pendências com o Fisco costumam bloquear a emissão de certidões negativas de débito (CND’s), dificultando a participação em licitações ou a obtenção de crédito em instituições financeiras.
Para prevenir situações como essas, é fundamental manter os tributos em dia e contar com processos bem estruturados, sejam eles manuais ou automatizados. Aliás, a dica final é justamente contar com a tecnologia para facilitar a rotina contábil.
Plataforma e-Auditoria para mitigar problemas fiscais!
A Plataforma e-Auditoria é a solução perfeita para te auxiliar na mitigação dos problemas fiscais, afinal, o software da e-Auditoria pode fazer cruzamentos que facilitam a jornada do contador, além do monitoramento fiscal, e-Drive, entre outros recursos.
