A realidade do cenário tributário brasileiro não é nada simples: exige dos escritórios atenção constante para garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas.
Nesse contexto, qualquer descuido pode gerar pendências com o Fisco, o que costuma resultar em multas, juros e até restrições de crédito.
Para ajudar você a manter tudo em ordem, reunimos algumas dicas que vão direcionar seu escritório e evitar transtornos futuros. Confira!
Organize seus documentos
O primeiro passo para fugir de encrencas é manter a casa em ordem. Isso significa que, se você costuma perder documentos ou não consegue encontrar arquivos fiscais com facilidade, é hora de rever essa rotina.
Não guardar ou extraviar papéis importantes pode trazer consequências sérias, como dificuldades para comprovar informações em uma eventual fiscalização.
Para evitar essa dor de cabeça, crie um local exclusivo para guardar tudo o que for fiscal e contábil. Isso pode ser em armários específicos, em pastas digitais organizadas ou até mesmo em serviços de armazenamento em nuvem, desde que você mantenha o controle de onde cada coisa está. Quanto mais facilmente você localizar um documento, melhor para a saúde fiscal do seu escritório contábil.
Revisão da situação cadastral
Estar em dia com o Fisco é outra prática essencial para evitar problemas. Isso inclui monitorar a situação cadastral e fiscal de forma rotineira, pois qualquer pendência não corrigida pode virar uma bola de neve.
Além disso, a situação cadastral irregular costuma gerar multas e até a impossibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas.
Por isso, crie o hábito de verificar regularmente se todos os cadastros, certificados e obrigações acessórias estão em ordem. Assim, caso surja alguma inconsistência, você consegue corrigir antes que ela se transforme em um transtorno maior, como a perda de crédito bancário ou a dificuldade para obter certidões negativas de débito.
Classificação fiscal correta
A classificação fiscal de mercadorias deve ser sempre feita com cuidado, pois qualquer erro pode causar problemas sérios, como a aplicação incorreta de tributos ou até a retenção de produtos na alfândega. Isso acontece porque cada mercadoria tem uma classificação específica de acordo com a legislação tributária, e ela define a alíquota e a forma de recolhimento dos impostos.
Portanto, fique atento às nomenclaturas e aos códigos corretos (NCM). Uma simples falha nessa classificação pode resultar em multas ou em pagamentos de tributos a maior ou a menor. E sabemos que, em ambos os casos, a correção geralmente custa tempo e dinheiro para a empresa.
Prevenção: evite riscos fiscais
Evitar problemas fiscais sempre será melhor do que ter de resolvê-los depois. O não pagamento de tributos, por exemplo, resulta em multas, juros e até pode gerar responsabilizações criminais, atrapalhando o crescimento das empresas. Sem contar que pendências com o Fisco costumam bloquear a emissão de certidões negativas de débito (CND’s), dificultando a participação em licitações ou a obtenção de crédito em instituições financeiras.
Para prevenir situações como essas, é fundamental manter os tributos em dia e contar com processos bem estruturados, sejam eles manuais ou automatizados. Aliás, a dica final é justamente contar com a tecnologia para facilitar a rotina contábil.
Plataforma e-Auditoria para mitigar problemas fiscais!
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