Se você é contador e atende a empresas do Simples, sabe que a declaração Simples Nacional não tem mistério, mas também não dá pra fazer no modo automático.
Seja na forma da DEFIS ou da DASN-SIMEI, a entrega é obrigatória, impacta a regularidade do CNPJ e, se esquecida, trava o PGDAS, aciona multa e pode até abrir caminho pra exclusão do regime.
O Fisco não perdoa e o sistema não tem botão de “foi mal”.
Essa é daquelas tarefas que parecem simples no nome, porém exigem precisão nos dados, atenção ao tipo de empresa e jogo de cintura pra explicar pro cliente que “sem movimento” não significa “sem obrigação”.
É nessa hora que o contador entra como filtro entre a realidade contábil e a lógica torta do empreendedor que acha que “não faturou, não declara”.
Neste artigo, você encontra tudo que precisa para executar a entrega com segurança, orientar os clientes com clareza e evitar aquele famoso “corre” de última hora. Explicamos as diferenças entre DEFIS e DASN-SIMEI, quem precisa declarar, o que deve ser informado, como transmitir e como corrigir, se necessário.
Conteúdo direto ao ponto, bem mastigado com linguagem técnica, confiável e um leve toque de ironia contábil pra lembrar: no fim das contas, quem salva o CPF (e o CNPJ) do cliente é você, supercontador.
É o tipo de conteúdo para salvar nos favoritos e compartilhar com a equipe. Porque a gente sabe: quando o contador domina o processo, o cliente segue no caminho certo e o Fisco não pega no contrapé.
O que é a declaração do Simples Nacional?
A declaração do Simples Nacional é uma obrigação acessória anual que serve para informar à Receita Federal dados econômicos e fiscais das empresas optantes por esse regime de tributação.
Aqui, vale separar as coisas: há dois tipos principais de declaração, e cada um atende a um perfil diferente de contribuinte.
Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), a entrega é feita por meio da DEFIS, sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela reúne dados como número de funcionários, rendimentos dos sócios, saldos de caixa e estoque, ganhos de capital, entre outros. Ainda que não gere imposto direto, a ausência dessa entrega bloqueia o envio do PGDAS-D, sem contar compromete toda a movimentação fiscal da empresa.
Já para o MEI, a declaração obrigatória é a DASN-SIMEI, Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual. O preenchimento é mais simples, focado na receita bruta obtida no ano-calendário anterior e na existência (ou não) de empregados. (Confira aqui no blog o artigo que aborda o conceito de receita bruta no Simples Nacional. Vale muito a leitura!)
Resumindo: mudou o porte, muda a declaração. E o princípio é o mesmo: manter a empresa em dia com o Fisco, evitar penalidades e garantir continuidade no regime.
Quem deve entregar a declaração do Simples Nacional?
A resposta curta e bem direta: praticamente todo mundo que esteve no Simples Nacional no ano-calendário anterior. Mas vamos destrinchar com a precisão que o contador merece.
DEFIS (para ME e EPP)
Devem entregar:
- Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional em qualquer período do ano-calendário anterior, ainda que tenham migrado de regime depois.
- Empresas sem movimentação ou inativas no ano de referência, sim, até quem não emitiu nota precisa declarar!
Quem não precisa entregar a DEFIS:
- Contribuintes que não estavam no Simples Nacional no ano-calendário.
- Microempreendedores individuais (MEIs), pois possuem sua própria obrigação, a DASN-SIMEI.
DASN-SIMEI (para MEI)
Devem entregar:
- Todos os MEIs ativos em qualquer período do ano de referência.
- MEIs que encerraram as atividades (nesse caso, entregam em caráter de extinção).
- MEIs sem faturamento também devem declarar, receita zero ainda é informação.
Quem não precisa entregar a DASN-SIMEI:
- Quem se formalizou como MEI no ano seguinte ao ano-calendário declarado.
- Quem nunca esteve ativo como MEI no período de apuração.
Ou seja, não tem escapatória por ausência de faturamento ou por inatividade. A Receita quer a informação, e você, sagaz contador, garante que ela chegue do jeito certo.
Quando devo entregar a declaração do Simples Nacional?
Os prazos para entrega da declaração do Simples Nacional variam conforme o tipo de contribuinte. E sim, perder o prazo pode custar caro. Mesmo quando o valor da multa parece pequeno, o impacto pode ser grande: bloqueio no PGDAS-D, impedimento de regularização e, em casos extremos, exclusão do regime.
Veja os prazos de cada obrigação:
DEFIS (ME e EPP)
Deve ser entregue até o último dia útil de março, com base nas informações do ano-calendário anterior.
DASN-SIMEI (MEI)
O prazo é maior: até o último dia de maio. A regra vale tanto para MEIs ativos quanto para aqueles que deram baixa no CNPJ durante o ano.
Situação especial (baixa de MEI)
Se a baixa do CNPJ ocorrer entre janeiro e abril, a declaração deve ser entregue até o último dia útil de junho. Se a extinção for de maio a dezembro, o prazo é até o fim do mês seguinte à baixa.
Ou seja: mesmo sem emitir nota, mesmo sem receita, mesmo após encerrar as atividades, a obrigação continua. Contador que se antecipa evita susto, correção e retrabalho.
Como emitir a declaração do Simples Nacional? Passo a passo completo
A entrega da declaração do Simples Nacional acontece nos portais da Receita Federal, sem necessidade de instalação de programas. O processo é simples. E como tudo que envolve o Fisco, exige atenção aos detalhes.
A seguir, organizamos os dois fluxos de preenchimento: um para ME e EPP (DEFIS) e outro para MEI (DASN-SIMEI).
Para ME e EPP — DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
E aqui vai o passo a passo mão na massa:
Tempo necessário: 2 minutos
- Acesse o Portal do Simples Nacional:
www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional
- Faça login com código de acesso ou certificado digital.
- Vá em Cálculo e Declaração > Declaração Anual – DEFIS.
- Selecione o ano-calendário e preencha os campos obrigatórios:
→ Quantidade de funcionários
→ Rendimentos dos sócios
→ Saldos de caixa, bancos e estoques
→ Ganhos de capital e doações eleitorais, se houver
→ Total de receitas, despesas e devoluções - Revise as informações antes de transmitir.
- Finalize o envio e salve o recibo.
Alerta, contador: Mesmo empresas inativas ou sem movimentação financeira devem enviar a DEFIS, preenchendo com os dados zerados.
Para MEI – DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o MEI)
E o passo a passo mão na massa:
1. Acesse o Portal do Empreendedor: www.gov.br/mei
2. Clique em Já sou MEI > Declaração Anual de Faturamento.
3. Digite o CNPJ (sem pontos ou traços) e clique em Continuar.
4. Escolha o ano-calendário a declarar.
5. Preencha:
- Receita bruta com comércio/indústria
- Receita bruta com prestação de serviços
- Indique se teve empregado no período
- Verifique o resumo e clique em Transmitir.
6. Gere e salve o recibo.
Alerta 2, contador: para que a DASN-SIMEI seja aceita, todas as guias DAS do ano precisam estar geradas no PGMEI, ainda que não estejam quitadas.
E se vale um conselho pra deixar esse passo a passo bem seguro: aconselhe seu cliente a adquirir uma certificação digital. Afinal de contas, um certificado CNPJ digital livra a sua rotina de muito perrengue gerenciar a sua rotina contábil.
Como fazer a declaração do Simples Nacional sem movimento?
A ausência de faturamento não isenta seu cliente da entrega da declaração anual. Pelo contrário: empresas sem movimentação financeira ou inativas continuam obrigadas a declarar, seja via DEFIS ou DASN-SIMEI, com os campos preenchidos com valor zero.
Essa é uma confusão comum entre os empresários e, muitas vezes, cabe a você, contador, desfazer o mal-entendido.
A lógica da Receita é simples: mesmo que a empresa não tenha tido receita, ela esteve ativa durante o ano-calendário, certo? Portanto, a obrigação acessória se mantém.
Confira como informar a ausência de movimentação em cada caso:
DEFIS (ME e EPP)
Preencha os campos de receita, despesas e estoques com valor zero. Mesmo sem atividade operacional, o sistema exige o envio das informações básicas para manter o CNPJ regularizado.
DASN-SIMEI (MEI)
Na tela de preenchimento, deixe os campos de receita com comércio/indústria e prestação de serviços zerados. Finalize normalmente e gere o recibo.
Dica pra contador estratégico: incluir essa orientação no checklist de obrigações anuais ajuda a evitar retrabalho e garante que os clientes saibam que “não emitir nota” não é sinônimo de “não declarar nada”.
Como posso emitir a declaração PGDAS-D pelo e-CAC?
A declaração PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório) é obrigatória para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional e deve ser transmitida mensalmente. (Entenda no nosso artigo que contempla as 50 dúvidas sobre o Simples Nacional.)
A boa notícia é que ela pode ser acessada diretamente pelo e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte), sem a necessidade de software externo.
Veja como acessar:
- Acesse o e-CAC da Receita Federal (aqui vale acessar via API do e-CAC).
- Faça login com certificado digital ou com código de acesso e senha.
- No menu “Simples Nacional”, clique em PGDAS-D e DEFIS.
- Escolha o ano e o período de apuração desejado.
- Preencha as informações de receita bruta, segregação de receitas no Simples Nacional e demais campos exigidos.
- Finalize a declaração e gere o DAS.
Dica mão na massa: manter a declaração PGDAS-D em dia é fundamental para garantir que a DEFIS seja enviada sem bloqueios, uma vez que o sistema cruza essas informações para liberar ou travar obrigações futuras.
O que acontece se não entregar a declaração?
A declaração anual do Simples Nacional só tem simplicidade no nome. Afinal, a falta de envio é enxaqueca das bravas com consequências que ninguém quer administrar depois.
A primeira e mais imediata? Bloqueio do PGDAS-D. Sem a declaração referente ao ano anterior, o sistema não libera a geração das guias dos períodos seguintes. E resultado disso? Empresa sem guia, contador sem recurso, cliente sem tributo pago e o risco crescendo.
Sem contar que a multa por atraso entra automaticamente em cena. A Receita aplica sem dó nem piedade ao bolso e ao CNPJ:
- 2% ao mês-calendário ou fração de atraso, limitado a 20% do valor total dos tributos informados na declaração.
- Multa mínima de R$ 50,00 por mês de referência, mesmo que a empresa não tenha tido receita.
Tem mais? Opa se tem! A persistência na omissão da declaração pode levar à exclusão do Simples Nacional. Um impacto direto na carga tributária do cliente e um retrabalho duplo no planejamento do seu escritório contábil.
Em outras palavras: atrasar a entrega é como esquecer de fechar o portão e reclamar que o cliente foi parar na malha fina. Melhor não correr esse risco. E manter a escrituração contábil Simples Nacional em dia.
Como retificar a declaração do Simples Nacional?
Errou no preenchimento? Dá pra corrigir, sim. Tanto a DEFIS quanto a DASN-SIMEI permitem retificação.
E quanto antes você agir, melhor. Afinal, corrigir uma informação errada antes que o fisco perceba é bem diferente de justificar o erro depois que a notificação chega, não é mesmo?
DEFIS (ME e EPP)
A retificação deve ser feita no sistema do Simples Nacional, acessando novamente o menu da declaração.
O processo é o mesmo da entrega original, com a diferença de que o sistema reconhecerá que já há uma declaração enviada e permitirá o envio de uma versão retificadora.
Alerta, contador: só é possível retificar se a empresa ainda estiver no Simples Nacional e se a declaração original não estiver sendo utilizada como base para fiscalização ou processos administrativos, morô?
DASN-SIMEI (MEI)
Acesse novamente o portal do MEI, selecione o ano-calendário e marque a opção “Retificadora”. Em seguida, corrija os dados, revise e transmita.
Dica mão na massa: sempre salve o recibo da versão corrigida e, se possível, mantenha um histórico de alterações para eventuais conferências futuras.
Retificar a declaração mostra zelo técnico e evita que pequenos deslizes virem grandes dores de cabeça lá na frente.
E se vale um conselho, aqui vai: retificar não apaga o envio original nos registros, gera um novo protocolo. Guarde ambos para conferência futura.
Dica pra favoritar: oriente o cliente a não reenviar a retificadora antes de quitar pendências de DAS que possam impedir o processamento. No caso do MEI, lembre sempre: emissão guia DAS MEI mensal.
Como consultar e imprimir o recibo da declaração?
Com a declaração transmitida, o recibo é a prova de que a obrigação foi cumprida. Ele pode ser exigido em fiscalizações, atendimentos bancários ou até na hora de comprovar a regularidade para contratação com o poder público.
Ou seja: é aquele PDF que não pode se perder no meio da pasta “documentos diversos”.
Veja como consultar e gerar o recibo:
DEFIS (ME e EPP)
1. Acesse o Portal do Simples Nacional.
2. Faça login com o código de acesso ou certificado digital.
3. Vá em Cálculo e Declaração > Consulta Declaração Anual (DEFIS).
4. Selecione o ano e clique em Recibo de Entrega.
5. Baixe e salve o PDF.
DASN-SIMEI (MEI)
1. Acesse o Portal do Empreendedor: gov.br/mei.
2. Clique em Já sou MEI > Declaração Anual de Faturamento.
3. Após login com o CNPJ, escolha o ano declarado.
4. Acesse o histórico de declarações e clique em Recibo de Entrega.
Sugestão de ouro para o contador ligeiro: mantenha uma pasta digital por cliente com os recibos de cada ano. Isso evita retrabalho, perda de tempo e dá segurança para o escritório quando o Fisco bate à porta para aquelas fiscalizações de surpresa.
Como a e-Auditoria pode ajudar na entrega da declaração do Simples Nacional?
A entrega da DEFIS e da DASN-SIMEI exige organização, aquela precisão cirúrgica e consistência entre os dados declarados.
É justamente aí que a plataforma e-Auditoria entra como aliada estratégica do contador. A e-Auditoria oferece uma plataforma completa de auditoria digital que facilita esse processo, te ajuda a abandonar todos os riscos e entrega eficiência fiscal para o escritório.
Com ela, você consegue:
- Auditar arquivos do SPED Fiscal com agilidade, conferindo se as informações que constarão na DEFIS estão consistentes com a escrituração eletrônica;
- Identificar divergências no inventário, em saldos de estoque, caixa e bancos, evitando que o cliente caia na malha fina por erro de preenchimento;
- Analisar automaticamente os valores de receitas, devoluções e deduções, gerando insumos mais confiáveis para a declaração;
- Gerar relatórios prontos para revisão e conferência, agilizando o processo interno antes da transmissão;
- Monitorar inconsistências e obrigações pendentes para que nenhuma empresa fique sem declarar por falta de controle.
E o melhor: você ainda pode exportar todos esses dados para Excel, automatizar conferências e ganhar tempo para orientar o cliente e gerar valor com inteligência fiscal.
Na prática, a e-Auditoria transforma a entrega da declaração do Simples Nacional em um processo mais seguro, técnico e menos sujeito a erros.
E esse é, definitivamente, um diferencial que se traduz em confiança para você, contador consultivo, e tranquilidade para o cliente.Eleve a sua rotina contábil com inteligência de dados, automação e um escudo contra surpresas fiscais.
FAQ – Declaração Simples Nacional: Perguntas frequentes
O prazo varia conforme o tipo de contribuinte: empresas (ME/EPP) devem entregar a DEFIS até o final de março; MEIs devem entregar a DASN-SIMEI até o fim de maio.
Sim. Mesmo sem receita, o MEI precisa entregar a DASN-SIMEI com os valores zerados para manter o CNPJ regular.
A DEFIS é acessada pelo Portal do Simples Nacional, na aba “Cálculo e Declaração”. É necessário login com código de acesso ou certificado digital.
A DASN-SIMEI é feita no portal gov.br/mei. Basta informar o CNPJ, selecionar o ano-calendário e preencher a receita obtida (ou zerada, se não houve movimentação).
O contribuinte pode ter o PGDAS-D bloqueado, sofrer multa automática e até ser excluído do regime do Simples Nacional.
Sim. Tanto a DEFIS quanto a DASN-SIMEI permitem retificação dentro do sistema, desde que a empresa continue no regime e não esteja sob fiscalização.
O recibo pode ser acessado no próprio sistema em que a declaração foi enviada. Basta selecionar o ano-calendário e baixar o PDF.
Sim. Basta acessar o e-CAC com código de acesso ou certificado digital, escolher a opção “PGDAS-D e DEFIS” e preencher os dados do período.
