Inventário no SPED: como informar, corrigir e evitar autuações no Bloco H

Inventário no SPED não é detalhe, nem burocracia protocolar. É um dos alicerces que sustentam a conformidade fiscal de qualquer empresa. E quem trabalha na rotina contábil sabe de cor: se o estoque não fecha no Bloco H, o problema não é pequeno.

A divergência que começa na contagem vira questionamento no SPED, aparece no cruzamento com o XML, bate na porta do balanço patrimonial e, inevitavelmente, entra com o pé na porta acionando o radar do Fisco.

O inventário é a fotografia oficial do estoque. Ele conecta o que está no físico com o que foi lançado no sistema, nas notas fiscais e na escrituração contábil.

Quando essa fotografia não reflete a realidade, ainda que por erro na quantidade, no valor ou no cadastro dos itens, o impacto vai direto para a apuração do ICMS, do IPI, do IRPJ e da CSLL. E aqui não tem margem para dúvida: estoque errado significa custo errado, imposto errado e, efetivamente, passivo tributário esperando para ser descoberto.

Seja por falha no cadastro, diferença na contagem, erro de parametrização ou omissão de ajustes, a Receita não precisa mais esperar uma fiscalização presencial para identificar o problema. Ela cruza os dados em tempo real, contador.

Consequência? Sobra pouco espaço para justificativa. Na verdade, o que não falta é multa, glosa, malha e desgaste.

Por isso, entender como funciona o inventário no SPED, como preencher corretamente o Bloco H, como corrigir erros e, quando necessário, como fazer uma retificação bem-sucedida, deixou de ser diferencial. É requisito básico para qualquer operação que queira permanecer segura, saudável e blindada contra riscos fiscais.

Inventário não é só número no sistema. É base tributária. E quem entende isso está um passo à frente, sempre.

O que é o inventário no SPED Fiscal e para que serve?

O inventário no SPED Fiscal é a declaração formal do estoque físico de uma empresa. É a fotografia oficial que o Fisco exige para saber exatamente o que existe no seu armazém, loja ou centro de distribuição em datas específicas, como no encerramento do exercício fiscal, em processos de cisão, fusão, incorporação, encerramento de atividade ou mudança de regime tributário.

Desde 2009, ele substitui o antigo Livro de Registro de Inventário, conhecido como Modelo 7, e passou a integrar a EFD ICMS/IPI no formato digital, o chamado Bloco H.

Efetivamente, o que era papel virou XML. E se antes os cruzamentos eram manuais e dependiam de fiscalização presencial, hoje são automáticos. A Receita cruza os dados do inventário com notas fiscais eletrônicas (NF-e), com o saldo contábil, com o SPED e com qualquer movimentação fiscal registrada.

O objetivo é bem simples: garantir que aquilo que a empresa declara como estoque na contabilidade, no fiscal e nas obrigações acessórias seja, de fato, o que existe fisicamente.

Qualquer diferença gera impacto imediato na apuração de tributos como ICMS, IPI, IRPJ e CSLL.

Se o saldo do estoque está superestimado, o custo da mercadoria vendida (CMV) fica menor, o lucro fiscal inflaciona e o imposto pago pode ser maior do que o devido. Se o estoque está subestimado, além do risco de glosa de crédito, a empresa passa a sustentar um passivo fiscal silencioso, que aparece quando é tarde.

Portanto, o inventário no SPED não é um mero e simples controle interno. É base de cálculo, é fundamento para o cumprimento correto das obrigações fiscais e, acima de tudo, é um dos principais pontos de fiscalização eletrônica atualmente.

Como informar o inventário no SPED Fiscal?

O inventário é declarado dentro do Bloco H da EFD ICMS/IPI, a escrituração fiscal digital que consolida os dados de ICMS e IPI das empresas.

É nele que ficam registrados todos os detalhes do estoque físico existente na data de referência, normalmente no encerramento do exercício (31 de dezembro) ou em situações como cisão, fusão, encerramento de atividade e mudança de regime tributário.

A estrutura do Bloco H é composta por registros obrigatórios que seguem uma hierarquia lógica:

• H001 – Abertura do Bloco H: indica o início do bloco.
• H005 – Totais do inventário: informa a data do inventário, o motivo do levantamento e o valor total do estoque.
• H010 – Itens do inventário: detalha item a item, com código, quantidade, unidade de medida, valor unitário, valor total e o indicador de propriedade.
• H020 – Informações complementares: utilizado quando há necessidade de descrever dados adicionais sobre o inventário (opcional, mas relevante em situações específicas).
• H990 – Encerramento do Bloco H: marca o fim do bloco.

Alerta, contador: cada item informado no registro H010 precisa estar alinhado com o cadastro fiscal do contribuinte, essencialmente código do produto (o mesmo usado na NF-e), unidade de medida, NCM e descrição.

Qualquer divergência entre o que está no cadastro, no estoque físico e no Bloco H pode gerar inconsistência fiscal e problemas na validação do arquivo ou no cruzamento eletrônico feito pela Receita.

O inventário também exige a indicação da natureza do estoque, que é informada por meio de um indicador específico:

→ 0 – Estoque próprio, em poder da empresa.

→ 1 – Estoque próprio, em poder de terceiros.

→ 2 – Estoque de terceiros, em poder da empresa.

Normalmente, a data do inventário é o último dia do ano-calendário (31/12), e a entrega do Bloco H é feita até o envio do SPED Fiscal de fevereiro, que ocorre, de modo geral, até 20 de março do ano seguinte.

Além do levantamento anual, há outras situações que exigem o envio do Bloco H, como:

• Alteração de regime tributário (Simples Nacional → Lucro Presumido ou Real, e vice-versa);
• Encerramento de atividades;
• Fusão, cisão ou incorporação;
• Por determinação do Fisco.

Na prática, o Bloco H funciona como um espelho: o que consta no estoque físico precisa estar exatamente refletido no SPED, na contabilidade e nos documentos fiscais. Qualquer desalinhamento entre esses dados é um problema operacional e um risco fiscal direto.

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Como corrigir os erros do SPED Fiscal?

Quando o Bloco H não reflete a realidade do estoque, por erro de lançamento, falha na contagem, cadastro desatualizado ou até problemas na integração entre sistemas, o risco fiscal é imediato.

A boa notícia é que o SPED permite a retificação, desde que o processo seja realizado de forma técnica, dentro dos prazos e observando os procedimentos corretos.

O primeiro passo é identificar o erro. Isso pode ocorrer durante a validação no PVA (Programa Validador e Assinador, também conhecido como validador SPED Fiscal), ferramenta da Receita que faz a checagem do arquivo antes do envio, ou, pior, após cruzamentos feitos pelo próprio Fisco com NF-e, XML, SPED Contábil ou DAPI.

Uma vez identificado, o ajuste precisa ser feito diretamente no sistema que gerou o arquivo: ERP, sistema contábil ou fiscal. Corrigir “na unha” apenas no arquivo .txt do SPED não resolve o problema e ainda cria risco de inconsistência entre o Bloco H, o saldo contábil e o saldo fiscal.

Na prática, isso significa revisar dados como:

• Quantidade física;
• Valor unitário ou total do item;
• Unidade de medida;
• Código do item (ID do cadastro);
• Indicador de posse ou propriedade.

Corrigido no sistema, através de um Editor SPED Fiscal, gera-se um novo arquivo SPED com a marcação de retificador, que substitui o anterior. Esse arquivo é novamente validado no PVA e enviado à Receita Federal.

Caso o erro seja detectado dentro do prazo, a retificação é simples. Basta gerar e enviar um novo arquivo substituindo o anterior, sem necessidade de autorização da SEFAZ.

Mas, se o prazo tiver expirado, o cenário muda. É necessário solicitar autorização formal à SEFAZ, que pode ou não conceder o direito de retificar, e, dependendo do estado, isso envolve:

• Abertura de processo administrativo;
• Apresentação de justificativas documentadas;
• Pagamento de multa, quando aplicável.

E não é uma multa simbólica. A falta de escrituração correta ou a omissão do inventário no SPED pode gerar penalidade de até 1% sobre o valor do estoque não escriturado, ou, em alguns estados, 1% sobre o valor das operações do período.

Efetivamente, um simples erro no registro H005 (valor total do inventário) ou no detalhamento dos itens no H010 já é suficiente para travar o SPED, gerar glosa, abrir uma malha ou até culminar em uma fiscalização presencial.

Por isso, a correção precisa ser feita de maneira técnica, rastreável e com respaldo documental.

Acha que corrigir não é apenas ajustar números?

Muito enganado, meu sábio contador, significa alinhar estoque físico, contabilidade, fiscal e SPED, de tal forma que todos conversem entre si.

Qual o registro do inventário no SPED?

Quando se fala de inventário no SPED, o protagonista técnico aqui é o Bloco H. É nele que reside toda a responsabilidade de refletir, de modo detalhado e transparente, o estoque da empresa.

E, dentro desse bloco, dois registros são, absolutamente, críticos: o H005 e o H010.

→ O registro H005 consolida o valor total do inventário.

Ele traz informações como a data da apuração, o motivo do levantamento (fechamento de exercício, alteração de regime, encerramento de atividade, etc.) e o valor global dos itens em estoque.

→ Já o registro H010 detalha, item a item, o que compõe esse total.

Aqui não tem espaço para erro ou generalização. Cada produto precisa estar identificado exatamente conforme o cadastro fiscal da empresa, com código, descrição, unidade de medida, quantidade física e valor (a preço de custo).

O Bloco H é composto por cinco registros:

Um detalhe que costuma passar despercebido e gerar inconsistências são os indicadores de propriedade e posse, preenchidos no H010. Eles indicam se o estoque:

• 0 – É de propriedade da empresa e está no seu poder.
• 1 – É de propriedade da empresa, mas está em posse de terceiros.
• 2 – É de terceiros, mas está em posse da empresa.

Esse indicador, com frequência tratado como detalhe operacional, é, na verdade, um dos gatilhos de cruzamento do Fisco. Divergências aqui sinalizam alerta na Receita e podem gerar questionamentos, bloqueios de inscrição estadual e, claro, malha fiscal.

Exatamente por isso, dominar a lógica dos registros H005 e H010 é a linha que separa uma escrituração fiscal saudável de um passivo tributário esperando para acontecer.

Tem como retificar o SPED?

Sim, é totalmente possível, mas a resposta completa vem com um grande “depende”. E aqui mora um dos maiores pontos cegos na rotina de quem lida com SPED Fiscal e, precisamente, com o Bloco H.

Se o erro foi identificado dentro do prazo legal da obrigação, a retificação é simples: basta gerar um novo arquivo SPED, marcar como retificador, validar no PVA e transmitir novamente. Sem burocracia, sem ônus adicional. Esse é o mundo ideal.

Agora, se o prazo já expirou, o jogo muda. Retificar fora do prazo não é um processo automático, exige autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. E esse pedido não é protocolado de qualquer jeito. Envolve:

Abertura de processo administrativo fiscal

Você precisa justificar formalmente os motivos da retificação. Um erro sistêmico? Divergência no inventário? Ajuste contábil não refletido no SPED?

Análise da fiscalização estadual

A SEFAZ avalia se aceita ou não seu pedido. Dependendo do histórico da empresa, do tipo de erro e do impacto tributário, ela pode conceder a autorização ou não.

Possibilidade de multa

Mesmo com autorização, a empresa pode ser autuada pela obrigação acessória incorreta. As multas variam conforme o estado, porém muitas giram em torno de 1% do valor do estoque não declarado ou das operações omitidas, limitado por piso e teto específicos da legislação estadual.

Impacto no passivo fiscal

Além da multa acessória, divergências não corrigidas no Bloco H podem gerar questionamentos sobre ICMS, IPI, IRPJ e CSLL. Afinal, estoque impacta a apuração desses impostos.

A regra é clara, contador: errou, corrija. Mas corrija no tempo certo. Se deixar para depois, o custo da correção não será tão somente operacional, será também financeiro e tributário.

Por conta disso, empresas maduras já adotam práticas preventivas, como revisão periódica do cadastro fiscal, conciliação entre físico, contábil e fiscal e uso de ferramentas como o monitoramento fiscal da e-Auditoria. Isso evita erros no inventário e impede que eles apareçam lá no final, no SPED.

Impacto do inventário na apuração de impostos

Se tem algo que o Fisco não perde de vista é o estoque. E não é por acaso: o inventário fiscal é uma fotografia do que há no depósito e base tributária.

E, quando essa base está errada, tudo desmorona: ICMS, IPI, IRPJ e CSLL são calculados sobre informações que, muitas vezes, não refletem a realidade da operação.

Começando pela contabilidade: o estoque final de um período define o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV). E é o CMV que afeta a apuração de lucro tributável. Estoque superavaliado ou subavaliado é erro contábil e combustível para questionamento do IRPJ e da CSLL.

No campo dos impostos indiretos, o efeito é igualmente crítico. O Fisco cruza o saldo do inventário (Bloco H) com:

• XML de entrada (compras)
• XML de saída (vendas)
• Escrituração fiscal (SPED ICMS/IPI)
• E o balanço patrimonial

Se as peças não se encaixam, acende-se a luz vermelha: glosa de crédito, malha fiscal, autuação e, nos casos mais graves, acusação de simulação ou sonegação.

O estoque declarado no inventário precisa refletir exatamente:

1. As entradas documentadas por NF-e

2. As saídas efetivamente realizadas

3. E os ajustes decorrentes de perdas, roubos, obsolescência, devoluções ou qualquer outro evento que impacte fisicamente o estoque.

Divergências geram consequências reais:

• Lucro artificialmente inflado → mais IRPJ e CSLL a pagar
• Estoque fantasma → glosa de créditos de ICMS e IPI
• Estoque negativo → sinal clássico de omissão de receita → malha na certa
• Erros no Bloco H → multa de até 1% sobre o valor do estoque ou das operações omitidas

O jogo é claro: estoque errado não passa batido. E, no SPED, a régua é alta. O sistema cruza dados, confronta saldos, valida informações. E quem não acompanha esse nível de rigor fica vulnerável.

Aqui entra o papel estratégico do inventário: não é mais uma obrigação acessória, é uma blindagem contra riscos fiscais. E quem entende isso transforma o controle de estoque de custo operacional para diferencial competitivo.

Como a e-Auditoria protege sua operação no inventário fiscal

Inventário fiscal não é terreno para achismo. Quando o Fisco cruza, em segundos, NF-e, SPED, XML, balanço e Bloco H, qualquer inconsistência vira passivo, e das grandes. É exatamente aqui que entra a inteligência da e-Auditoria.

A plataforma atua como um escudo fiscal. Faz o que, manualmente, seria impraticável e com uma precisão que simplesmente não falha.

Ela valida automaticamente o cadastro fiscal de produtos. Isso significa revisar NCM, descrição, unidade de medida e regras aplicáveis, eliminando o risco de erro que começa no cadastro e termina no alto da multa.

O sistema cruza saldos contábeis, estoques físicos, XML de entrada e saída, lançamentos no SPED e informações do Bloco H. Onde há diferença, há alerta.

E não é só um aviso genérico. É orientação objetiva, mostrando exatamente onde está o problema e como corrigir.

Se o estoque físico não bate com o SPED? O sistema aponta. Se há erro na unidade, no valor ou na quantidade declarada? Também. Se tem crédito indevido ou estoque inflado no cadastro? A plataforma entrega o diagnóstico, antes que o Fisco descubra.

Além disso, você acompanha tudo por dashboards claros, relatórios acionáveis e alertas inteligentes. Seja na auditoria prévia antes do envio, seja no monitoramento contínuo da conformidade fiscal do estoque, você dorme tranquilo sabendo que o inventário não é mais uma bomba-relógio escondida no Bloco H dos seus clientes.

E o melhor: a e-Auditoria não é só sobre evitar multa. É sobre transformar controle fiscal em diferencial competitivo para o seu escritório contábil se destacar, tendo como carta na manga uma plataforma que entrega valor e agiliza a rotina ao corrigir arquivos SPED em segundos.

Na prática, você passa a contar com uma plataforma que faz aquilo que nenhuma planilha entrega: revisão automática de NCM, CEST e GTIN, cruzando dados com as regras fiscais oficiais e apontando, de forma clara, onde estão as divergências e como corrigi-las.

Sempre que a legislação muda e impacta o cadastro, você recebe um alerta. Pode importar, editar, revisar e exportar os cadastros, seja item a item ou em lote.

E ainda gera relatórios rastreáveis, que comprovam que você não faz mais gestão no escuro: faz gestão de risco fiscal ativa, contínua e à prova de fiscalização.

Afinal, quem apresenta dados auditados, saldos corretos e cadastro limpo não só se protege, ganha eficiência, segurança contábil e a confiança do cliente. E tem um argumento de vendas potente e real para exponencializar a carteira de clientes oferecendo muito além do arroz e feijão bem-feito.

Conclusão: inventário no SPED não aceita achismo. Aceita dados certos

Se existe um erro que custa caro é subestimar o inventário no SPED. Ele não é detalhe nem burocracia, é base fiscal. E quem não entende isso, mais cedo ou mais tarde, aprende do jeito mais duro: na malha, na glosa, na autuação ou no passivo tributário que cresce silenciosamente no cadastro.

Estoque errado não fica escondido. Está no XML, no SPED, no Bloco H, no balanço e, principalmente, no radar do Fisco. E quando a Receita cruza dados, não pergunta se o erro foi de digitação, de processo ou de interpretação. Ela só autua e tira seu cliente da fila para o Selo A+ do programa Receita Sintonia.

A verdade é simples: ou o seu escritório contábil transforma esse risco em blindagem fiscal, com controle, revisão, ajuste e monitoramento contínuo, ou esse risco explode. E explode no colo do cliente e, consequentemente, no seu, manchando seu sagrado CPF.

Mas, afinal, o que separa quem resolve de quem corre atrás do prejuízo?

Ferramenta. Método. Tecnologia.

E é nesse time de craques que a e-Auditoria entra pra mudar o jogo. Com ela, você acerta o inventário no Bloco H e mostra para o mercado, para o cliente e, sobretudo, para o Fisco, que aqui o estoque bate. Sempre.

Quem acerta estoque, acerta o SPED. E quem acerta o SPED, protege o negócio.

FAQ – Inventário: Perguntas frequentes