Se você trabalha com a escrituração fiscal de empresas, especialmente aquelas sujeitas ao ICMS e ao IPI, precisa dominar o uso do validador SPED Fiscal, também conhecido como PVA da EFD ICMS/IPI. Ele é a ferramenta oficial disponibilizada pela Receita Federal para validar, assinar digitalmente e transmitir o arquivo gerado pelo seu sistema contábil.
Apesar de o arquivo do SPED Fiscal ser gerado automaticamente por softwares especializados, a etapa de validação é crucial para garantir que todos os dados estejam corretos, bem estruturados e prontos para envio ao fisco. Um erro aqui pode significar advertências, notificações ou até multas por entrega incorreta ou fora do prazo.
Neste artigo, vamos mostrar como funciona o validador, quais os passos essenciais para usá-lo corretamente e quais os erros mais comuns que ele detecta — tudo de forma prática e direta.
- Quem precisa entregar o SPED Fiscal
- Primeiros passos: como baixar e instalar o validador
- Como gerar e importar o arquivo TXT para o validador SPED
- Veja como corrigir o SPED na Plataforma e-Auditoria
- Como funciona o processo de validação do SPED
- Erros mais comuns no validador SPED Fiscal
- Divergência entre registros pai e filho
- ICMS fora da apuração
- Campos obrigatórios ausentes
- Registros desnecessários incluídos manualmente
- Perfil da empresa incompatível com o conteúdo
- Etapas finais: assinatura digital e transmissão
- Assinatura digital
- Transmissão
- Prazo de entrega
- A Plataforma e-Auditoria te ajuda com o SPED
- FAQ – Validador SPED Fiscal: perguntas frequentes
Quem precisa entregar o SPED Fiscal
A entrega do SPED Fiscal ICMS/IPI é obrigatória para a maioria das empresas que são contribuintes do ICMS e não optantes pelo Simples Nacional. Ou seja, se a empresa está no regime de lucro presumido ou lucro real e realiza operações com circulação de mercadorias ou prestações de serviços sujeitas ao ICMS ou ao IPI, ela deve gerar e transmitir o arquivo mensalmente.
Além disso, alguns estados exigem a entrega até mesmo de empresas optantes pelo Simples Nacional, dependendo do tipo de atividade exercida ou de critérios específicos definidos pela legislação estadual. É o caso, por exemplo, de algumas empresas no Mato Grosso do Sul.
Para saber com certeza se a empresa está obrigada a entregar o SPED e qual perfil de apresentação (A, B ou C) se aplica a ela, basta acessar o serviço de consulta pública no site da Receita. Com o CNPJ, inscrição estadual e UF, é possível verificar rapidamente essa obrigatoriedade.
Dica prática: sempre consulte esse perfil antes de iniciar a escrituração. Ele define o nível de detalhamento que o arquivo precisa conter — e isso impacta diretamente no processo de validação no PVA.
Primeiros passos: como baixar e instalar o validador
O primeiro passo para validar o SPED Fiscal é ter o PVA (Programa Validador e Assinador) instalado em seu computador. Esse programa é disponibilizado gratuitamente no site da Receita Federal e precisa estar sempre atualizado para garantir compatibilidade com as regras de validação mais recentes.
Para fazer o download, basta digitar no Google “download PVA EFD ICMS IPI site Receita” ou clicar aqui.
O primeiro resultado normalmente leva direto à página de Downloads do SPED, onde você poderá selecionar a versão mais recente do validador compatível com seu sistema operacional (Windows ou Linux).
Importante: o PVA roda localmente no seu computador, por isso é essencial que ele seja instalado corretamente e com permissões adequadas. Também é necessário ter o Java Runtime Environment (JRE) atualizado, já que o programa é construído nessa linguagem.
Como gerar e importar o arquivo TXT para o validador SPED
O validador SPED Fiscal (PVA) não é responsável por gerar os dados da escrituração — ele apenas valida e transmite o arquivo que deve ser gerado pelo seu software fiscal. Ou seja, o trabalho de lançar notas, apurar impostos e parametrizar os registros precisa estar completo antes da importação no programa.
O arquivo gerado deve estar no formato .TXT e seguir a estrutura da EFD ICMS/IPI, que inclui centenas de campos organizados por blocos e registros (como o C100, C170, C190, E110, entre outros). Quanto maior o volume de operações da empresa, mais complexa será essa estrutura.
Dica prática: tente evitar ao máximo fazer ajustes manuais no PVA. O ideal é resolver qualquer inconsistência diretamente no software contábil e gerar um novo arquivo. Para isso, você pode usar o Editor SPED Fiscal e/ou o Corretor automático do SPED, ambos disponíveis na Plataforma e-Auditoria.
Com o arquivo pronto, siga este caminho dentro do PVA:
Escrituração Fiscal > Nova > Importar Arquivo
O programa fará a leitura completa do arquivo e exibirá eventuais erros ou advertências. A partir daí, você poderá visualizar todos os registros detalhados para conferência e análise.
Veja como corrigir o SPED na Plataforma e-Auditoria
Como funciona o processo de validação do SPED
Depois de importar o arquivo .TXT no validador, é hora de executar a validação SPED propriamente dita. Essa etapa é feita automaticamente pelo PVA, que verifica se o arquivo segue todas as regras de estrutura, obrigatoriedade de campos e coerência entre os dados.
A validação pode identificar dois tipos de mensagens:
- Erros: impedem a assinatura e a transmissão do arquivo. Precisam ser corrigidos antes de seguir.
- Advertências: não bloqueiam o envio, mas indicam pontos que merecem atenção.
O PVA percorre todos os blocos e registros do arquivo — como C100 (notas de entrada), C170 (itens da nota), C190 (tributações), E110 (apuração do ICMS), entre outros — e aponta divergências como:
- Inconsistência entre valores declarados e somatórios esperados
- Falta de campos obrigatórios, como chave de acesso da NF-e
- Códigos de CFOP ou CST inválidos ou incompatíveis com o perfil da empresa
- Divergência entre registros pai e filho (ex: C100 x C190)
Dica prática: use o botão “Verificar pendências” no PVA sempre que fizer uma nova importação. Ele mostra rapidamente onde estão os problemas e direciona você ao ponto exato no arquivo.
Erros mais comuns no validador SPED Fiscal
Mesmo com o uso de sistemas automatizados, é comum que o validador SPED Fiscal aponte erros no momento da validação. Muitos deles estão ligados à inconsistência entre registros, dados incompletos ou parametrizações incorretas no software fiscal.
Eis alguns dos erros mais frequentes detectados pelo PVA:
Divergência entre registros pai e filho
O valor informado no registro C100 (nota) precisa bater com os dados dos registros filhos, como o C190 (tributação). Se houver diferença, o sistema acusa erro e impede a transmissão.
ICMS fora da apuração
Se o total de ICMS declarado no Bloco E (E110) não corresponder à soma do ICMS nas notas fiscais, o PVA vai indicar falha na apuração.
Campos obrigatórios ausentes
Falta de chave de acesso da nota, CFOP incorreto, CST incompatível ou ausência de produtos no registro de entrada são causas frequentes de rejeição.
Registros desnecessários incluídos manualmente
Adicionar dados manualmente no validador (por exemplo, incluir um cliente que não tem nota emitida no período) pode gerar inconsistência.
Perfil da empresa incompatível com o conteúdo
Se o arquivo estiver configurado como Perfil B, mas não apresentar os registros exigidos por esse perfil, o PVA acusará erro estrutural.
Etapas finais: assinatura digital e transmissão
Depois de validar o arquivo e resolver todos os erros, é hora de concluir o processo com a assinatura digital e a transmissão do SPED Fiscal.
Assinatura digital
Para autenticar o arquivo, é necessário utilizar um certificado digital (tipo A1 ou A3). No menu do PVA, siga este caminho: Escrituração Fiscal > Assinar
Selecione a escrituração validada, escolha o certificado CNPJ digital e clique em “OK”. O programa mostrará uma mensagem confirmando o sucesso da assinatura.
Transmissão
Com o arquivo assinado, vá até: Escrituração Fiscal > Transmitir
O validador enviará a declaração para o ambiente da Receita Estadual correspondente. Ao final, será gerado o recibo de entrega, que deve ser salvo e arquivado junto com o arquivo transmitido.
Prazo de entrega
O prazo padrão para envio do SPED Fiscal é até o dia 25 do mês subsequente à apuração. Mas atenção: esse prazo pode variar de acordo com o estado. É fundamental acompanhar o calendário tributário local.
Dica prática: programe sua rotina para não deixar a transmissão para o último dia. O sistema da Receita pode ficar instável próximo ao prazo final, o que pode comprometer a entrega.
A Plataforma e-Auditoria te ajuda com o SPED
Como você viu, o validador SPED Fiscal é uma ferramenta essencial no processo de cumprimento das obrigações acessórias relacionadas ao ICMS e ao IPI. Ele não substitui o trabalho de escrituração, mas garante que tudo esteja de acordo com as regras da Receita antes da transmissão oficial.
Evitar erros, configurar corretamente o software e entender a lógica dos registros é o básico para garantir a conformidade fiscal e evitar retrabalho, penalidades e multas. Por isso, se você ou a sua empresa ainda faz tudo de forma manual ou sofre com inconsistências frequentes, talvez seja a hora de evoluir.
Conheça a Plataforma e-Auditoria, que automatiza a validação, aponta inconsistências e ainda ajuda a recuperar créditos tributários com poucos cliques.
FAQ – Validador SPED Fiscal: perguntas frequentes
É o programa oficial da Receita Federal (PVA) usado para validar, assinar digitalmente e transmitir o arquivo da EFD ICMS/IPI. Ele verifica se o arquivo gerado pelo sistema contábil está estruturado corretamente e em conformidade com as regras fiscais antes do envio.
Empresas que recolhem ICMS ou IPI e que estão no regime de lucro presumido ou lucro real, geralmente são obrigadas. Algumas empresas do Simples Nacional também precisam entregar, dependendo da legislação do estado. A obrigatoriedade pode ser consultada com CNPJ, UF e inscrição estadual no site da Receita.
Após importar o arquivo .TXT, o PVA analisa se os registros estão corretos e completos. Ele aponta erros (que impedem a transmissão) e advertências (que não bloqueiam, mas sinalizam possíveis problemas). Erros comuns incluem divergência entre registros, falta de campos obrigatórios e códigos fiscais incorretos.
Depois da validação, é necessário assinar digitalmente o arquivo com certificado A1 ou A3. Em seguida, o sistema permite a transmissão para a Receita Estadual. Após o envio, um recibo é gerado como comprovante. A data-limite de entrega costuma ser até o dia 25 do mês seguinte à apuração.
A Plataforma e-Auditoria automatiza a detecção e correção de erros no SPED antes mesmo de entrar no PVA. Ferramentas como o Editor SPED Fiscal e o Corretor Automático do SPED reduzem o retrabalho, evitam penalidades e agilizam toda a rotina de validação e transmissão dos arquivos.
