Arquivo RTF ECD: como anexar a nota explicativa e outras demonstrações

A Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e substitui os livros físicos por arquivos digitais, reunindo informações de maneira organizada e segura. Mas você sabe o que é o arquivo RTF ECD?

Ao mesmo tempo, essa nova forma de transmitir dados contábeis exige cuidados na estrutura dos arquivos e no atendimento às normas de validação. Por isso, entender como anexar notas explicativas e outras demonstrações em formato RTF é fundamental para garantir conformidade.

Descubra:

• O que é RTF ECD
• Tipos de ECD
• Arquivo RTF ECD: como anexar a nota explicativa
• Cuidados na formatação e validação
• Importância do registro J800
• Organização dos livros auxiliares
• Arquivo RTF ECD e assinaturas digitais
• Dúvidas Frequentes sobre a ECD

O que é RTF ECD

O RTF ECD é um formato que permite adicionar textos complementares aos livros digitais. Ele serve como suporte para inserir conteúdo detalhado, a exemplo de notas explicativas, de forma eletrônica e compatível com o leiaute do SPED.

Em resumo, esse recurso possibilita agregar informações que vão além dos campos padrão da ECD. Assim, o profissional contábil pode informar detalhes específicos, assegurando maior clareza na escrituração.

Tipos de ECD

Há diferentes formatos de ECD, dependendo da necessidade e do tipo de empresa:

1. G (Diário Geral): concentra todos os lançamentos em um só livro.
2. R (Diário com Escrituração Resumida): utiliza livros auxiliares para o detalhamento das contas.
3. A (Diário Auxiliar): registra informações mais específicas, quando a escrita resumida não é suficiente.
4. Z (Razão Auxiliar): detalha as movimentações em nível analítico.
5. B (Livro de Balancetes Diários e Balanços): comum em instituições financeiras, pois reúne balancetes e demonstrações contábeis.

Em caso de adoção da escrita resumida (R), os livros auxiliares devem ser entregues antes do livro principal. Dessa forma, o sistema valida todos os hashes e garante consistência.

Arquivo RTF ECD: como anexar a nota explicativa

O arquivo RTF ECD permite inserir explicações adicionais e outras demonstrações, como notas explicativas. Para fazer isso, verifique o manual da ECD e siga as instruções sobre registros destinados a textos complementares (por exemplo, o Registro J800).

Primeiro, confira se a estrutura do seu arquivo está correta e se o programa gerador reconhece o formato RTF. Em seguida, inclua as explicações no momento apropriado, respeitando o campo disponível para anexar o documento. Por fim, confira a integridade das informações e assine digitalmente a ECD.

Passo a passo para anexar o RTF:

• 1. Salve as demonstrações na extensão RTF. No caso da nota explicativa, entre no cadastro das notas, gere o relatório e salve em RTF;
• 2. Acesse a aba Declarações Digitais e clique em SPED ECD e FCONT. Depois, selecione Geração ECD e FCONT;
• 3. Na terceira tela deste módulo, marque a opção “Enviar arquivo RTF (registro J800)” e clique em “Inserir arquivos para registro J800”;
• 4. Na tela seguinte, confira se a empresa correta já aparece selecionada. Ao lado, informe o tipo de demonstração que será anexada (por exemplo, “Nota Explicativa”);
• 5. Clique em “Adicionar arquivo”;
• 6. Escolha o arquivo que deseja vincular e clique em “Abrir”.

Após esse procedimento, o arquivo RTF ficará ligado ao período contábil definido, reforçando a completude das demonstrações prestadas.

• ECD: 5 dicas e informações importantes para a entrega
• ECD: Quais as mudanças para 2018?

Cuidados na formatação e validação

É importante manter o arquivo RTF sem caracteres especiais fora do padrão. Assim, o Programa Gerador da Escrituração (PGE) reconhece corretamente o conteúdo.

Além disso, revise os saldos contábeis, datas e assinaturas antes de transmitir. Essa conferência evita erros de validação, retrabalhos e atrasos na aprovação da ECD.

Importância do registro J800

O Registro J800 foi criado para inserir textos complementares, como notas explicativas ou comentários adicionais. Ele possibilita armazenar, em formato RTF, informações que não se encaixam nos campos tradicionais.

Quando o preenchimento é feito com atenção, a ECD torna-se mais detalhada. Isso ajuda na análise dos dados, pois eventuais divergências ou pontos complexos ficam mais claros.

Organização dos livros auxiliares

Na estrutura da ECD, os livros auxiliares “A” ou “Z” adicionam detalhes que o livro principal resume. Eles devem ser entregues antes do arquivo principal, permitindo a correta validação dos hashes.

Essa sequência garante que o sistema relacione as contas de forma adequada. Por isso, ao anexar o arquivo RTF com notas ou demonstrações, verifique se os livros auxiliares já foram gerados e validados.

• Como entregar a ECD sem movimento
• Incertezas e divergências nos códigos CEST

Arquivo RTF ECD e assinaturas digitais

Para manter a validade jurídica, a ECD necessita de assinaturas. O responsável deve assinar com e-CNPJ ou e-CPF, desde que seja o representante legal ou procurador eletrônico. Ademais, o contador precisa assinar com o seu e-CPF.

Quando há notas explicativas anexadas, a assinatura reforça a autenticidade dos arquivos RTF incluídos. Assim, toda a escrituração contábil digital ganha valor probatório e permanece de acordo com as normas do SPED.

O processo de anexar notas explicativas e outras demonstrações em formato RTF à ECD requer atenção. No entanto, quando bem executado, ele fornece segurança, facilita a conferência e demonstra transparência.

O Manual de Orientação da ECD descreve cada passo e reforça a importância de manter os arquivos organizados. Dessa maneira, o profissional contábil cumpre as obrigações legais e assegura a integridade dos dados transmitidos.

Dúvidas Frequentes sobre a ECD