A escrituração contábil digital (ECD) é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que visa integrar e padronizar informações contábeis de empresas e órgãos competentes. Ela substitui livros contábeis em papel, torna o trabalho mais ágil e facilita a fiscalização. Não é à toa que é tão importante entender como entregar a ECD sem movimento
Muitos empresários ainda têm dúvidas sobre como proceder quando não há qualquer movimentação nas contas ao longo do ano. É fundamental conhecer as regras e prazos, pois a legislação é clara sobre as situações em que a ECD deve ou não ser entregue.
Algumas pessoas jurídicas ficam dispensadas, mas quem se enquadra nas exigências precisa compreender como cumprir essa obrigação, inclusive no cenário de “sem movimento”. Por isso, reunimos informações essenciais para você compreender como entregar a ECD sem movimento.
Descubra:
- O que é a ECD?
- Importância da ECD
- Como entregar a ECD sem movimento
- Penalidades por não entrega da ECD
- Dúvidas frequentes sobre ECD
O que é a ECD?
A ECD reúne a escrituração dos livros contábeis, como o Livro Diário, o Livro Razão e os Balancetes. Seu envio ocorre por meio de arquivo digital validado pelo programa da Receita Federal, o PGE do Sped Contábil. Assim, as informações contábeis são apresentadas em um formato padronizado e mais transparente.
“Na transmissão para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) do plano de contas, juntamente com os livros Diário e Auxiliares, e documentos da escrituração contábil digital da entidade, devem constar apenas as contas que tenham saldo ou que tiveram movimento no período completo da ECD (se a empresa transmitir ECD em diversos arquivos, ainda que a conta termine com saldo zero em um arquivo, deve constar no plano de contas de todos os arquivos)”, é descrito no Manual da ECD no SPED.
Além disso, a ECD cumpre a função de autenticar legalmente as demonstrações contábeis. Uma vez transmitido, o arquivo substitui a impressão física dos livros tradicionais. Dessa forma, os responsáveis podem consultar dados importantes sobre a empresa sem precisar recorrer a documentos em papel.
Importância da ECD
A ECD é essencial porque demonstra a consistência e a transparência das operações contábeis da empresa. Esse registro oficial contribui para o cumprimento da legislação e facilita eventuais fiscalizações.
A ECD possui relevância estratégica para diferentes áreas:
- Facilita o controle fiscal e contábil;
- Garante maior segurança jurídica na comprovação de resultados;
- Simplifica a troca de informações com a Receita Federal e outros órgãos;
- Permite consulta unificada de dados por contadores, sócios e autoridades competentes.
Como entregar a ECD sem movimento
Se a empresa não teve atividade operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano, a legislação geralmente dispensa a entrega da ECD. Mesmo assim, algumas situações exigem o envio de um arquivo sem movimento, seja por decisão interna ou por enquadramentos específicos.
O que fazer quando não há movimentação na ECD:
- Verifique a obrigatoriedade: antes de tudo, confirme se sua empresa é realmente obrigada a apresentar a ECD, segundo as regras que constam no art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021.
- Prepare o arquivo: se optar ou precisar entregar, gere um arquivo contendo ao menos as contas cadastrais e saldos zerados para cada mês.
- Valide e transmita: use o PGE do Sped Contábil para validar o arquivo. Em seguida, assine digitalmente com e-CPF do contador e e-CNPJ (ou e-CPF) do responsável. Transmita via Receitanet.
Em geral, empresas que não realizam movimentações de qualquer espécie são consideradas inativas e, portanto, dispensadas de entregar a ECD. Porém, cada caso deve ser analisado com cuidado para evitar contratempos futuros.
Penalidades por não entrega da ECD
A legislação prevê multas para quem se enquadra na obrigatoriedade mas deixa de apresentar a ECD ou a entrega com incorreções. Essas sanções seguem o art. 12 da Lei nº 8.218/1991, sem prejuízo de eventuais medidas administrativas, cíveis ou criminais.
Em síntese, atrasos ou erros podem gerar penalidades que variam conforme o porte da empresa e a gravidade das omissões. Por isso, é melhor organizar os registros contábeis com antecedência e evitar custos adicionais.
Dúvidas frequentes sobre ECD
Empresas tributadas pelo Lucro Real devem apresentar a ECD. Outras, como as tributadas pelo Lucro Presumido ou entidades imunes e isentas, também podem ter de entregar se atingirem determinados valores de receita ou se excederem limites para isenção. Já pessoas jurídicas inativas ficam dispensadas, salvo em casos especiais.
Sim. Entidades não obrigadas podem entregá-la de forma facultativa, a fim de cumprir formalidades contábeis e manter a escrituração digital atualizada.
Sim, quando há a decisão de transmitir a ECD sem movimento. O registro de saldos iniciais e finais em zero (no mínimo um por mês) é necessário para passar pela validação do programa, seguindo o leiaute definido pelo Sped.
Não. As penalidades se aplicam às empresas obrigadas que não entregam no prazo ou o fazem com erros. Quem realiza a transmissão facultativa não sofre multas, ainda que a entrega ocorra após a data-limite.
A substituição de uma ECD exige seguir um procedimento formal, com Termo de Verificação para Fins de Substituição. Erros que possam ser ajustados por lançamento contábil extemporâneo não demandam a substituição do arquivo.
Não necessariamente. A obrigatoriedade só volta a valer se houver alteração no enquadramento da empresa ou se a legislação mudar. Enquanto não houver movimento e a companhia estiver legalmente dispensada, a entrega permanece opcional.
