A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é a obrigação acessória anual do SPED que informa à Receita Federal a apuração do IRPJ e da CSLL. Devem entregá-la as empresas do Lucro Real, Presumido e Arbitrado, além de imunes e isentas. A ECF do ano-calendário 2025 deve ser transmitida até 31/07/2026, no Leiaute 12.
A ECF concentra, em um único arquivo, o retrato fiscal do ano da empresa: receitas, apuração de IRPJ e CSLL, ajustes do e-Lalur e do e-Lacs e os saldos que precisam bater com a ECD. Em 2026, a entrega dessa obrigação acessória ganhou um elemento novo: o Leiaute 12, que ampliou validações e reduziu o espaço para correção manual dentro do programa da Receita.
Há também um movimento que merece atenção de quem cuida de carteira de empresas. A Receita Federal enviou dados a 853.525 empresas para subsidiar o preenchimento da escrituração, com informações voltadas aos registros P150, no Lucro Presumido, e L300, no Lucro Real. Na prática, o Fisco já informou o valor que espera encontrar no arquivo. Divergência entre o que a empresa transmite e o que a Receita conhece é candidata direta à malha.
Neste guia, você encontra o que é a ECF, quem entrega, o prazo de 31/07/2026, as multas corretas por regime, as mudanças do Leiaute 12 e um roteiro de conferência para quem fecha dezenas de escriturações em julho.
O que é ECF?
A ECF integra o SPED Fiscal e substituiu a DIPJ a partir do ano-calendário 2014, com primeira entrega em 2015. O arquivo reúne as informações contábeis e fiscais que sustentam a apuração do IRPJ e da CSLL. No Lucro Real, inclui também o e-Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) e o e-Lacs (Livro de Apuração da Base de Cálculo da CSLL), em formato eletrônico.
A transmissão é feita exclusivamente pelo PGE-ECF, o programa gerador disponibilizado pela Receita, que valida a estrutura do arquivo antes do envio. Depois da entrega, os valores declarados alimentam o cruzamento com as demais escriturações do SPED, com a DCTF e com os documentos fiscais eletrônicos. Números que não fecham entre esses arquivos geram intimação ou autuação, mesmo com a entrega feita no prazo.
A norma que disciplina a obrigação é a Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021, que define quem entrega, quem tem dispensa e quais penalidades se aplicam.
Quem deve entregar a ECF?
A obrigação alcança as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, além das imunes e isentas, com entrega centralizada pela matriz. No caso das Sociedades em Conta de Participação (SCP), cabe ao sócio ostensivo apresentar uma ECF própria para cada sociedade. A dispensa vale apenas para as hipóteses expressas na IN RFB nº 2.004/2021.
Estão dispensados da ECF os optantes pelo Simples Nacional, enquanto permanecerem nesse regime, os órgãos públicos, as autarquias, as fundações públicas e as pessoas jurídicas que tenham permanecido inativas durante todo o ano-calendário, conforme a IN RFB nº 2.004/2021.
| Situação | Entrega a ECF? | Observação |
| Lucro Real | Sim | O bloco M reúne o e-Lalur e o e-Lacs; o bloco N apresenta o cálculo do IRPJ e da CSLL |
| Lucro Presumido | Sim | O bloco P contempla a apuração do regime. O Q100 deve ser observado quando houver escrituração pelo Livro Caixa |
| Lucro Arbitrado | Sim | A apuração é apresentada no bloco T |
| Imunes e isentas | Em regra, sim | A imunidade ou a isenção, isoladamente, não afasta a obrigação |
| Simples Nacional | Não | Dispensa aplicável enquanto a pessoa jurídica permanecer optante pelo regime |
| Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas | Não | Dispensa expressa da IN RFB nº 2.004/2021 |
| Pessoa jurídica inativa | Não | Desde que não tenha realizado atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário |
Empresa do Simples Nacional precisa entregar a ECF?
Não. As optantes pelo Simples Nacional têm dispensa expressa na IN RFB nº 2.004/2021. A dispensa, porém, se limita a essa obrigação: a empresa segue responsável pelas declarações próprias do regime, como o PGDAS-D e a DEFIS. Empresa excluída do Simples durante o ano-calendário precisa entregar a ECF referente ao período em que apurou por Lucro Real, Presumido ou Arbitrado.
Empresa inativa ou sem movimento precisa entregar a ECF?
A pessoa jurídica inativa tem dispensa, desde que não tenha realizado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário, incluindo aplicações no mercado financeiro. Situação diferente é a empresa sem movimento comercial que manteve, por exemplo, rendimento de aplicação: nesse caso a entrega permanece obrigatória, ainda que a escrituração resulte quase vazia, como no Presumido com o registro Q100 sem lançamentos.
Qual é o prazo de entrega da ECF?
A ECF do ano-calendário 2025 deve ser transmitida até 31/07/2026, às 23h59min59s, horário de Brasília. A regra geral é o último dia útil de julho do ano seguinte ao período escriturado. Para empresas extintas, cindidas, fundidas ou incorporadas entre janeiro e abril de 2026, vale a mesma data; para eventos societários de maio em diante, o prazo é o último dia útil do terceiro mês seguinte ao evento.
O calendário tem uma dependência que pesa no planejamento: a ECD. O prazo da escrituração contábil terminou em 30/06/2026, e a ECF recupera os saldos dela. Erro descoberto na contabilidade em julho obriga a retificar a ECD antes de gerar a ECF, o que consome dias justamente no trecho mais apertado do calendário fiscal.
O que muda na ECF 2026: Leiaute 12
O Leiaute 12, definido pelo ADE Cofis nº 2/2026 e detalhado no Manual de Orientação da ECF, estrutura o arquivo do ano-calendário 2025. Arquivos gerados em versões antigas do PGE-ECF são rejeitados na validação. Quatro mudanças concentram o impacto:
- Registro Y730 com beneficiário individualizado. Deduções de IRPJ e CSLL com beneficiário, como doações a fundos e incentivos ao PAT, agora exigem identificação operação por operação: CPF ou CNPJ de quem recebeu, data e valor individual. Entidades com certificação CEBAS informam o número do certificado. Esses dados não podem ser digitados dentro do PGE-ECF; precisam vir estruturados da origem, o que envolve levantamento junto ao RH e ao financeiro do cliente.
- Validações do P300 e do Y570 no Lucro Presumido. As checagens que alcançavam apenas o Lucro Real agora valem para o Presumido. O programa cruza automaticamente os saldos informados com a ECD, e divergência trava a validação do arquivo.
- Campos de cálculo automático. Campos que aceitavam edição manual agora são calculados pelo próprio programa. Erro na origem se corrige na ECD, antes da importação, e não mais dentro do validador. O fluxo de revisão precisa acontecer antes, não depois.
- CNPJ alfanumérico. O leiaute reconhece o novo formato de CNPJ. A maioria das empresas ainda não é afetada, mas o sistema que gera o arquivo precisa aceitar o padrão.
O programa validador também incorporou as alterações da LC nº 224/2025 e da IN RFB nº 2.305/2025, que instituíram a redução linear de 10% dos benefícios fiscais federais com efeitos a partir de 2026. Para a entrega atual, referente a 2025, o impacto é indireto. Para o fechamento de 2026, os novos campos indicam o nível de detalhe que a Receita espera daqui em diante.
Como preencher a ECF no SPED
O preenchimento segue um fluxo de seis etapas no PGE-ECF:
Tempo necessário: 2 minutos
- Entregue e valide a ECD.
A escrituração contábil alimenta a ECF; saldos errados na ECD reaparecem como erro fiscal em julho.
- Atualize o PGE-ECF.
Baixe a versão vigente na página de download do SPED. Versões antigas não validam o Leiaute 12.
- Recupere a ECD e a ECF anterior.
A recuperação carrega saldos iniciais e evita digitação manual. O procedimento está detalhado no artigo sobre como recuperar a ECD e a ECF anterior.
- Mapeie o plano de contas referencial.
Cada conta contábil precisa de correspondência com o plano referencial da Receita.
- Preencha os registros do regime.
Blocos M e N no Lucro Real; registros P150, P300 e Q100 no Lucro Presumido.
- Valide, assine e transmita.
Corrija os erros apontados pelo validador, assine com certificado digital e transmita dentro do prazo.
Como retificar a ECF depois de entregue?
A retificação pode ocorrer a qualquer tempo, desde que antes do início de procedimento fiscal. O caminho: gerar o arquivo com o campo 12 do registro 0000 marcado como retificadora, corrigir os dados no PGE-ECF, assinar e transmitir novamente. Alteração na ECD que afete saldos contábeis obriga uma ECF retificadora correspondente. Retificar não afasta multa por erro já configurado, mas reduz a exposição em fiscalização futura.
O que é ECD e ECF: diferenças e integração
As duas escriturações se confundem na rotina, e a confusão custa caro, porque a Receita cruza os arquivos automaticamente. A ECD é a contabilidade em formato digital: Diário, Razão e balancetes. A ECF é a camada fiscal: parte dos saldos contábeis e demonstra a apuração de IRPJ e CSLL. Vale, inclusive, para ECD sem movimento, que precisa estar consistente com a ECF correspondente.
| Aspecto | ECD (Escrituração Contábil Digital) | ECF (Escrituração Contábil Fiscal) |
| Objetivo | Substituir os livros contábeis em papel (Diário, Razão, balancetes) | Demonstrar a apuração de IRPJ e CSLL, com e-Lalur e e-Lacs |
| Base legal | IN RFB nº 2.003/2021 | IN RFB nº 2.004/2021 |
| Prazo em 2026 | 30/06/2026 | 31/07/2026 |
| Natureza da informação | Contábil | Fiscal, alimentada pela contabilidade |
| Integração | Serve de base: é recuperada pela ECF | Recupera a ECD e a ECF anterior |
Na integração entre os dois arquivos, cinco erros aparecem com frequência:
| Erro identificado | Causa provável | Solução recomendada |
| Divergência nos saldos iniciais do e-Lalur/e-Lacs | Importação parcial ou plano de contas não referenciado. | Revisar o mapeamento e ajustar contas de referência antes da exportação. |
| Falta de correspondência entre contas contábeis e fiscais | Parametrização incorreta na geração da ECD. | Usar plano de contas referenciado e conferir cruzamentos antes do fechamento. |
| Inconsistência na apuração de IRPJ/CSLL | Ajustes fiscais não refletidos na ECD. | Corrigir a ECD antes da importação, garantindo sincronia com os registros M300/M350. |
| Erro de estrutura do arquivo na importação | Diferença de versão entre os programas da ECD e da ECF. | Atualizar os validadores para as versões vigentes antes de gerar ou importar. |
| Ausência de saldos em contas obrigatórias | Exclusão indevida ou erro de lançamento contábil. | Revisar lançamentos e rodar auditoria eletrônica para localizar lacunas. |
O que deve ser declarado na ECF?
A Escrituração Contábil Fiscal reúne informações detalhadas que permitem ao Fisco acompanhar a situação tributária da empresa.
No arquivo digital, devem constar:
- Informações fiscais obrigatórias: dados cadastrais, plano de contas, saldos contábeis, lançamentos e demonstrações financeiras.
- Apuração do IRPJ e da CSLL: cálculo do lucro real, presumido ou arbitrado, com todos os ajustes previstos na legislação.
- Operações com partes relacionadas: transações com controladas, coligadas e vinculadas no Brasil e no exterior, para fins de transferência de preços e controle fiscal.
- Incentivos fiscais: benefícios de ICMS, IPI, isenções e reduções de alíquota aplicados no período.
- Variações cambiais: receitas e despesas decorrentes de oscilação de moedas estrangeiras.
- Blocos críticos para o Lucro Real:
- Bloco M – Lalur e LACS, nos quais são demonstrados os ajustes de apuração e base de cálculo.
- Bloco N – apuração detalhada do IRPJ e da CSLL.
Contar com tecnologia para monitorar a consistência dos dados da ECF agiliza a rotina e garante argumentos robustos para a estratégia do seu escritório contábil.
Ao automatizar cruzamentos e validar informações em tempo real, você, contador estratégico, transforma uma obrigação acessória em vantagem competitiva, entregando conformidade tributária e alto valor agregado ao cliente.
Multas e penalidades pelo atraso ou erros na ECF
O valor da multa depende do regime tributário. A IN RFB nº 2.004/2021 separa as penalidades em dois grupos, com bases legais distintas, e misturar os dois cálculos leva a estimativas erradas de risco.
Lucro Real (art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598/1977):
| Situação | Multa | Limite |
| Atraso ou não apresentação | 0,25% por mês-calendário ou fração sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL | 10% do lucro líquido |
| Teto para receita bruta anterior de até R$ 3,6 milhões | Limite legal do valor da multa | R$ 100.000,00 |
| Teto para as demais empresas | Limite legal do valor da multa | R$ 5.000.000,00 |
| Inexatidão, incorreção ou omissão | 3% do valor omitido ou incorreto | Mínimo de R$ 100,00 |
Sem lucro líquido no período, a base é o último lucro informado, corrigido pela Selic. A multa por atraso tem reduções: 90% com entrega em até 30 dias após o prazo, 75% em até 60 dias, 50% antes de procedimento de ofício e 25% com entrega no prazo fixado em intimação.
Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, imunes e isentas (art. 12 da Lei nº 8.218/1991):
| Infração | Multa | Limite |
| Atraso na entrega | 0,02% por dia sobre a receita bruta do período | 1% da receita bruta |
| Omissão ou informação incorreta | 5% sobre o valor da operação correspondente | 1% da receita bruta |
| Descumprimento dos requisitos de apresentação | 0,5% da receita bruta do período | Sem limite adicional previsto no art. 12 |
Dois exemplos com números ajudam a dimensionar as penalidades
Uma empresa do Lucro Presumido com receita bruta de R$ 4.000.000,00 em 2025 que transmite a ECF com 20 dias de atraso tem uma multa inicial de 0,4% sobre a receita, equivalente a R$ 16.000,00, dentro do limite de 1%, que corresponderia a R$ 40.000,00. Como a entrega ocorre antes de qualquer procedimento de ofício, a multa é reduzida à metade, totalizando R$ 8.000,00.
Já uma empresa do Lucro Real com lucro líquido de R$ 2.000.000,00 antes do IRPJ e da CSLL que entrega a ECF em até 30 dias após o prazo tem uma multa inicial de 0,25%, equivalente a R$ 5.000,00. Com a redução de 90%, o valor cai para R$ 500,00.
No Lucro Real, a multa por atraso corresponde a 0,25% por mês-calendário ou fração, calculada sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL e limitada a 10% desse valor. Também devem ser observados os tetos legais de R$ 100 mil ou R$ 5 milhões, conforme a receita bruta do ano-calendário anterior. Quando a ECF é apresentada em até 30 dias após o prazo, a multa é reduzida em 90%.
Dicas para contadores e profissionais fiscais
Preparar e transmitir a Escrituração Contábil Fiscal com qualidade não depende apenas de cumprir prazos, exige controle, organização e ferramentas adequadas para evitar autuações e retrabalho. Para o contador que busca eficiência e segurança no processo, algumas práticas são essenciais:
1. Checklists de conferência
Estruture um checklist com todas as etapas da entrega, incluindo conferência de saldos, validação de leiautes e testes no PGE da Receita Federal. Essa organização mitiga riscos de omissões e agiliza revisões.
2. Integração fiscal-contábil
Garanta que lançamentos contábeis e apurações fiscais conversem entre si, evitando diferenças entre ECD e ECF. Uma integração eficiente reduz a necessidade de ajustes manuais e melhora a consistência das informações.
3. Validação de saldos e planos referenciais
Revise a amarração dos saldos às contas referenciais exigidas pelo SPED ECF, principalmente, no Bloco J e no Plano Referencial. Isso ajuda a evitar inconsistências que possam levar a notificações ou multas.
4. Uso de softwares para cruzamento de dados e auditoria digital
Ferramentas como Plataforma da e-Auditoria realizam cruzamentos automáticos entre ECF, ECD e outros arquivos fiscais, possibilitando detectar divergências antes do envio. Isso evita penalidades e diminui drasticamente o tempo gasto em conferências manuais.
ECF em escala: como organizar a entrega de dezenas de empresas
Um escritório com 40 empresas obrigadas à ECF tem, entre a entrega da ECD e o dia 31/07/2026, cerca de quatro semanas para conciliar 40 pares de arquivos. Com o Leiaute 12, a conferência precisa acontecer antes da importação, porque o validador rejeita ajuste manual nos campos calculados. Quem descobre a divergência dentro do PGE-ECF volta para a contabilidade, retifica a ECD e recomeça o fluxo.
Uma ordem de ataque reduz o risco de fila nos dias 29, 30 e 31 de julho:
- Comece pelas empresas do Lucro Real com deduções incentivadas: o registro Y730 exige dados individualizados de beneficiário que talvez ainda precisem ser levantados junto ao RH e ao financeiro do cliente.
- Siga com as do Presumido de maior movimento, por causa das novas validações do P300 e do Y570.
- Reserve o fim da fila para as escriturações simples: empresas com poucas operações e sem histórico de divergência.
- Guarde o relatório de conferência de cada empresa: em fiscalização, ele documenta a diligência do escritório.
A conta que não fecha é a da conferência manual. Comparar saldo a saldo entre ECD e ECF, para 40 empresas, consome mais horas do que o calendário de julho oferece.
Como a e-Auditoria ajuda na entrega da ECF
O e-Auditor, ferramenta de auditoria de obrigações acessórias da plataforma e-Auditoria, analisa os arquivos antes da transmissão e aponta divergências de saldos, erros com o plano referencial e omissões entre ECD, ECF e demais escriturações do SPED. O cruzamento roda de forma automática, empresa por empresa, e devolve um relatório com as inconsistências encontradas, o que permite corrigir na origem antes de importar o arquivo.
Um caso ilustra o efeito prático: em uma empresa do Lucro Real, a auditoria digital de SPED apontou diferença entre o saldo final da ECD e o valor lançado no e-Lalur. O contador ajustou a escrituração antes do envio e evitou retificadora em agosto. Em ano de leiaute novo, essa conferência antecipada reduz a chance de multa e de retrabalho no fechamento.
Agende uma demonstração e veja o cruzamento ECD x ECF rodando nos arquivos do seu escritório.
FAQ – ECF: Perguntas frequentes
A versão vigente do PGE-ECF fica disponível na página para ecf download do SPED, no site da Receita Federal. Em julho de 2026, o programa opera na série 12.1, compatível com o Leiaute 12. Arquivos gerados em versões anteriores são rejeitados na validação.
A omissão sujeita a empresa à multa por atraso conforme o regime tributário, a intimação para entrega e a restrições na emissão de certidão negativa de débitos, com reflexos em licitações e operações de crédito. A pendência também eleva a chance de fiscalização, já que a Receita cruza a ECF com as demais obrigações.
Para as empresas obrigadas à ECD, a recuperação dos dados contábeis é etapa do preenchimento, e a ausência da escrituração contábil compromete a geração do arquivo. Empresas do Lucro Presumido que optaram pelo livro caixa preenchem o registro Q100 e não dependem da recuperação da ECD.
Sim. Cada SCP entrega ECF própria, vinculada ao sócio ostensivo, conforme as regras da IN RFB nº 2.004/2021.
Sim. A ECF é uma das principais fontes de cruzamento da Receita Federal, comparada automaticamente com ECD, DCTF, EFD-Contribuições e documentos fiscais eletrônicos. Divergências entre esses arquivos orientam a seleção de contribuintes para malha e auditoria.
Depende do regime e da infração. No Lucro Real, a multa por inexatidão tem piso de R$ 100,00 por informação incorreta; no atraso, o valor decorre do percentual de 0,25% ao mês sobre o lucro líquido. Para os demais regimes, o cálculo é percentual sobre a receita bruta ou sobre a operação, conforme o art. 12 da Lei nº 8.218/1991.
A plataforma realiza cruzamentos automáticos, identifica divergências, gera relatórios de inconsistências e oferece suporte ao compliance fiscal, mitigando riscos e retrabalho.
