ECD e ECF: saiba as diferenças dessas obrigações acessórias

Afinal, o que é ECD e ECF? A ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) são duas obrigações acessórias do SPED — o Sistema Público de Escrituração Digital — exigidas das empresas com o objetivo de modernizar e unificar o envio de informações contábeis e fiscais à Receita Federal.

Apesar de fazerem parte do mesmo sistema, ECD e ECF têm finalidades diferentes:

• A ECD substitui os livros contábeis físicos, como o Livro Diário, o Livro Razão, os balancetes e demais demonstrações contábeis. Seu foco é a escrituração contábil e o registro formal das operações da empresa.
• Já a ECF tem como principal função substituir a antiga DIPJ e consolidar as informações contábeis e fiscais para fins de apuração do IRPJ e da CSLL, de acordo com o regime tributário da empresa.

Ambas são transmitidas de forma eletrônica em layouts padronizados e validadas por programas específicos da Receita Federal. Quando bem elaboradas, essas obrigações permitem uma entrega mais transparente, segura e rastreável das informações contábeis e fiscais. Até porque, também de ferramentas de cruzamento de dados por parte do Fisco.

Para que servem a ECD e a ECF?

Embora sejam transmitidas por meio do SPED, ECD e ECF têm objetivos distintos e complementares dentro da lógica fiscal e contábil das empresas.

A função da ECD

A Escrituração Contábil Digital (ECD) serve para formalizar a escrituração contábil das empresas, substituindo os tradicionais livros físicos por arquivos digitais com validade jurídica. Entre os livros substituídos pela ECD, estão:

• Livro Diário
• Livro Razão
• Balancetes
• Demonstrações Contábeis (como DRE e Balanço Patrimonial)

Com isso, a ECD padroniza e digitaliza os registros contábeis de uma empresa, permitindo que a Receita Federal tenha acesso direto às movimentações financeiras e patrimoniais. É por meio da ECD que a empresa comprova a origem de seus lançamentos, o cumprimento do princípio da competência e a integridade das informações contábeis.

A função da ECF

Já a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) tem como objetivo informar à Receita Federal como a empresa apurou o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido). A ECF consolida os dados contábeis e fiscais e demonstra:

• A forma de apuração (lucro real, presumido ou arbitrado)
• Os ajustes do LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real)
• Os valores a pagar ou a compensar
• As bases de cálculo dos tributos

Além disso, a ECF também informa operações com partes relacionadas, incentivos fiscais, variações cambiais e outras obrigações fiscais acessórias exigidas pela legislação.

Conexão entre ECD e ECF

Para empresas tributadas pelo lucro real, a ECF deve estar em conformidade com a ECD, já que os dados contábeis são a base para o cálculo fiscal. Isso significa que inconsistências entre os dois arquivos podem gerar cruzamentos negativos, questionamentos e autuações por parte da Receita.

Por isso, mais do que uma obrigação burocrática, a ECD e a ECF são ferramentas que exigem alinhamento entre contabilidade, fiscal e tecnologia — e devem ser tratadas como peças centrais da conformidade tributária e contábil das empresas.

Diferenças entre o SPED ECD e SPED ECF

Quem deve entregar a ECD e a ECF?

A obrigatoriedade da entrega da ECD e da ECF depende, principalmente, do regime tributário, da forma de escrituração adotada e do porte da empresa. Eis os critérios para cada uma dessas obrigações:

Quem deve entregar a ECD?

Devem apresentar a Escrituração Contábil Digital (ECD):

• Empresas tributadas pelo Lucro Real (obrigatoriedade plena);
• Empresas tributadas pelo Lucro Presumido que distribuam lucros acima da presunção legal sem comprovação contábil;
• Sociedades em conta de participação (SCPs), quando obrigadas a manter escrituração própria;
• Empresas obrigadas a manter escrituração contábil, mesmo que estejam isentas de tributos.

A entrega da ECD é anual e substitui o registro físico de livros contábeis, como o Diário e o Razão. Além de ser exigida para fins fiscais, é também utilizada como prova legal da escrituração contábil, com validade jurídica após assinatura digital com certificado ICP-Brasil.

Fica a dica! Empresas do Lucro Presumido que fazem distribuição de lucros acima do valor da presunção legal devem comprovar a apuração por meio de escrituração contábil (ou seja, entregar também a ECD). Isso é comum em empresas com receita baixa, mas margens elevadas.

Quem deve entregar a ECF?

Já a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, que estejam:

• Tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado;
• Com atividades operacionais ou não, inclusive inativas.

A única exceção são as empresas optantes pelo Simples Nacional, que estão dispensadas da ECF (e da ECD, como veremos no próximo bloco). Mesmo empresas que não tiveram movimento no ano-calendário — ou que estejam inativas — devem apresentar a ECF com os blocos correspondentes em branco, para manter a regularidade fiscal.

• Como entregar a ECD sem movimento
• Principais operações que influenciam no preenchimento da ECF
• Bloco J da ECD: um guia completo
• Bloco I da ECD: um guia completo

Quem está dispensado da ECD?

Embora a ECD (Escrituração Contábil Digital) seja obrigatória para grande parte das empresas, existem dispensas específicas previstas pela legislação, especialmente relacionadas ao regime tributário e à forma de apuração de lucros.

Eis alguns exemplos:

• Empresas optantes pelo Simples Nacional: empresas optantes pelo Simples Nacional não estão obrigadas à escrituração contábil digital nem à entrega da ECD, salvo se houver exigência por outros motivos, como cláusulas contratuais, financiamentos ou entrada de investidores. Ainda assim, manter a escrituração contábil Simples Nacional pode ser estratégico para garantir transparência na gestão, possibilitar a distribuição de lucros acima da presunção legal e oferecer respaldo em caso de fiscalização.
• Pessoas jurídicas inativas durante todo o ano-calendário: empresas que não realizaram nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no período estão dispensadas da ECD (mas devem transmitir a DCTF inativa e cumprir outras obrigações mínimas).
• Empresas do Lucro Presumido que não distribuem lucros acima do limite de presunção: essas empresas estão dispensadas da escrituração contábil, podendo manter apenas o Livro Caixa, desde que a distribuição de lucros fique dentro do valor presumido.
• Empresas imunes e isentas que não estejam obrigadas a manter escrituração contábil regular.

Mas é importante lembrar que a dispensa da ECD não significa dispensa da escrituração contábil como um todo. A legislação societária (Código Civil) e outros órgãos, como o CRC e o CFC, exigem escrituração regular em diversos casos. Ou seja, mesmo dispensada da ECD, a empresa pode precisar manter os livros contábeis organizados internamente.

Dica para contadores: sempre analise se a empresa pretende distribuir lucros acima da presunção. Nesses casos, é prudente orientar a entrega da ECD como forma de comprovar a apuração contábil e evitar riscos tributários futuros.

Quais são os prazos de entrega da ECD e da ECF?

Os prazos para envio da ECD e da ECF são definidos anualmente pela Receita Federal e costumam seguir um calendário fixo, embora possam ser alterados por Instruções Normativas, como aconteceu em anos de pandemia. Os prazos padrão para entrega dessas obrigações são:

Prazo de entrega da ECD

A Escrituração Contábil Digital (ECD) deve ser transmitida até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao da escrituração.

• Referente ao ano-calendário 2023 → prazo final: 31 de maio de 2024

Prazo de entrega da ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ser enviada até o último dia útil do mês de julho, também do ano seguinte ao da apuração.

• Referente ao ano-calendário 2023 → prazo final: 31 de julho de 2024

Multas por atraso ou entrega incorreta

O envio após o prazo legal caracteriza entrega em atraso e sujeita a empresa à aplicação de multas, que variam conforme o tipo societário, regime tributário e a forma como foi feita (ou não) a escrituração.

Além disso, a entrega incorreta — com omissões, divergências ou dados inconsistentes — também pode gerar questionamentos e penalidades adicionais, incluindo cruzamentos de dados entre ECD, ECF, DCTF, NF-e e SPED Fiscal.

Dica prática para contadores: mantenha um checklist anual com os prazos de entrega de todas as obrigações acessórias, destacando ECD e ECF com sinalização especial. Essas obrigações envolvem esforço técnico elevado e precisam ser validadas com cuidado antes do envio.

Multas por atraso na ECD

A multa por entrega fora do prazo da Escrituração Contábil Digital é regida pelo art. 12 da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017 e, por analogia, pelo art. 57 da MP 2.158-35/2001.

• R$ 500,00 por mês-calendário ou fração de atraso, para:
  • Empresas do Lucro Presumido
  • Empresas imunes ou isentas
• R$ 1.500,00 por mês-calendário para:
  • Empresas do Lucro Real
• Adicionalmente, a empresa pode ser penalizada por:
  • Informações inexatas, incompletas ou omitidas
  • Ausência de assinatura com certificado digital válido

Multas por atraso na ECF

A Escrituração Contábil Fiscal, por sua vez, tem suas penalidades definidas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, aplicadas nos seguintes moldes:

• R$ 500,00 por mês-calendário ou fração:
  • Para empresas tributadas pelo Lucro Presumido, imunes ou isentas
• R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração:
  • Para empresas do Lucro Real

Além disso, a empresa pode ser penalizada por:

• Multa de 3% do valor omitido, inexato ou incorreto, limitada a R$ 100.000,00
• Impossibilidade de compensar prejuízos fiscais ou bases negativas informadas de forma incorreta
• Impedimento de obtenção de certidão negativa de débitos

As multas da ECD e da ECF são cumulativas e podem impactar tanto a empresa quanto seus responsáveis legais. Por isso, é fundamental manter os envios em dia e os dados em conformidade com a realidade contábil e fiscal da organização.

Diferenças entre ECD e ECF: resumo prático

Embora ambas façam parte do SPED e sejam entregues eletronicamente à Receita Federal, ECD e ECF têm finalidades distintas, prazos diferentes e atingem aspectos complementares da escrituração contábil e fiscal.

Se você ainda confunde essas duas obrigações — ou quer deixar isso mais claro para sua equipe ou clientes —, o comparativo abaixo pode te ajudar:

Quadro comparativo: ECD x ECF

Característica	ECD – Escrituração Contábil Digital	ECF – Escrituração Contábil Fiscal
Objetivo	Substituir os livros contábeis em papel	Informar a apuração do IRPJ e da CSLL
Foco	Escrituração contábil	Escrituração fiscal
Substitui	Livro Diário, Livro Razão, Balancetes etc.	DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais)
Quem entrega	Empresas do Lucro Real e algumas do Lucro Presumido	Todas as empresas (exceto Simples Nacional)
Prazo de entrega	Até o último dia útil de maio	Até o último dia útil de julho
Multas por atraso	Sim, previstas no art. 12 da IN RFB nº 1.774/2017	Sim, conforme art. 57 da MP nº 2.158-35/2001
Assinatura	Digital, com certificado ICP-Brasil do contador e do representante legal	Digital, com certificado ICP-Brasil
Base para ECF	Sim, principalmente no Lucro Real	Utiliza dados da ECD para cálculo fiscal

Conclusão: ECD e ECF também é estratégia

É comum tratar a ECD e a ECF como simples obrigações acessórias, parte da rotina pesada do SPED. Mas, na prática, essas declarações representam muito mais do que burocracia: são ferramentas estratégicas de conformidade, análise e planejamento tributário.

Com uma ECD bem elaborada, o contador garante a integridade da escrituração contábil, fortalece juridicamente os lançamentos e prepara o terreno para um relacionamento transparente com o Fisco. Já a ECF, quando corretamente preenchida e alinhada à ECD, permite a correta apuração dos tributos federais — com potencial inclusive de identificar oportunidades de recuperação de créditos e redução de carga tributária.

Empresas que tratam essas entregas com seriedade evitam:

• Notificações e autuações
• Multas por inconsistência ou atraso
• Problemas com distribuição de lucros
• Travas na emissão de CND

Por outro lado, contadores que vão além do cumprimento de prazos e se posicionam como consultores tributários, utilizando a ECD e a ECF como base para análise, comparação e inteligência fiscal, agregam valor real ao negócio.

Seja para cumprir a legislação, evitar riscos ou gerar vantagem competitiva, uma coisa é certa: ECD e ECF são peças-chave na engrenagem contábil e fiscal de qualquer empresa. E o contador é quem tem a chave para fazer tudo isso rodar com precisão.

FAQ – ECD e ECF: perguntas frequentes