O GTIN (Global Trade Item Number) deixou de ser um detalhe do setor logístico para se tornar um elemento fiscal relevante, com impacto direto na escrituração de documentos eletrônicos, no SPED Fiscal e na conformidade tributária das empresas.
Trata-se de um código de identificação globalmente padronizado, definido e gerenciado pela GS1, que representa cada item comercializado de forma única — seja um produto unitário, um kit, uma embalagem múltipla ou uma unidade fracionada. No Brasil, o GTIN passou a ser integrado às regras de validação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por meio dos campos cEAN e cEANTrib, e sua obrigatoriedade está vinculada a operações com produtos que já possuam código registrado junto à GS1 Brasil.
Para os contadores, esse assunto exige atenção por um motivo claro: o GTIN passou a ser validado automaticamente pela SEFAZ durante a emissão da NF-e, o que significa que qualquer divergência entre o código informado e os dados constantes na base da GS1 pode rejeitar a nota e inviabilizar a operação comercial.
Além disso, o uso inadequado do GTIN pode gerar inconsistências no SPED Fiscal, já que a escrituração incorreta desses códigos afeta a fidelidade dos registros e pode levantar questionamentos em uma eventual auditoria fiscal. E mais: a não conformidade também compromete a identificação precisa de mercadorias, gerando impacto direto na apuração de ICMS e IPI, especialmente em empresas optantes pelo Lucro Real ou sujeitas ao regime de substituição tributária.
- O que é o GTIN de um produto?
- Qual a diferença entre GTIN e código de barras?
- Como posso verificar o GTIN do meu produto?
- Cadastro e obrigatoriedade do GTIN nas notas fiscais
- Quando é obrigatório?
- Como cadastrar o código?
- Impactos do GTIN nas operações com NF-e
- Integração entre GTIN e sistemas da SEFAZ
- Reflexos na cadeia logística e fiscal
- Normas de gestão de GTIN: boas práticas e exigências
- Boas práticas na gestão de GTIN
- Exigências legais e fiscais
- Conclusão: porque você deve dar atenção ao GTIN
- FAQ – GTIN: perguntas frequentes
O que é o GTIN de um produto?
O GTIN (Global Trade Item Number) é um código de identificação único e padronizado globalmente, utilizado para representar produtos, embalagens e unidades comerciais. Criado e mantido pela organização internacional GS1, o GTIN é amplamente utilizado no comércio para garantir que cada item possa ser reconhecido de forma inequívoca em qualquer ponto da cadeia logística, da fábrica ao consumidor final.
Na prática, o GTIN é o número que aparece abaixo do código de barras. Ele pode ter diferentes variações, como GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14, dependendo do tipo de produto e da aplicação comercial. Esses números não são aleatórios: eles seguem regras específicas e carregam informações como país de origem, empresa responsável e tipo de item.
Sua principal função é garantir a rastreabilidade e a padronização da identificação de produtos, facilitando o controle de estoque, a integração entre sistemas, a emissão de documentos fiscais e o combate à sonegação e à informalidade. Em resumo: se o seu produto tem um GTIN, ele pode ser reconhecido de forma padronizada em qualquer sistema automatizado de vendas, tributação ou logística — no Brasil ou no exterior.
Qual a diferença entre GTIN e código de barras?
Muita gente confunde GTIN com código de barras, mas embora sejam termos relacionados, um não é sinônimo do outro. A gente explica: o GTIN (Global Trade Item Number) é o número que identifica de forma única cada produto comercializado. Ele é um código lógico e padronizado globalmente, registrado pela organização GS1. Já o código de barras é a representação gráfica do GTIN, que pode ser lida por leitores ópticos em pontos de venda, armazéns ou durante o transporte.
- GTIN = número padronizado que identifica o produto.
- Código de barras = imagem que representa visualmente esse número.
Por exemplo: um GTIN 13, como 7891234567890, pode ser impresso em uma etiqueta com barras pretas sobre fundo branco, permitindo que sistemas automatizados reconheçam o produto com agilidade e precisão.
Além disso, o GTIN não é exclusivo de produtos de varejo. Ele também pode ser usado para embalagens, caixas de transporte e kits promocionais, cada um com um código GTIN próprio, permitindo rastreamento em diferentes níveis logísticos.
Entender essa distinção ajuda na hora de cadastrar produtos corretamente, evitar inconsistências com o GTIN na nota fiscal e manter a padronização exigida por órgãos como a SEFAZ, principalmente para empresas do varejo, e-commerce e indústria.
Como posso verificar o GTIN do meu produto?
Consultar o GTIN é uma prática quase que obrigatória para garantir que os produtos cadastrados estejam corretos e de acordo com os padrões exigidos pela legislação fiscal e pelos órgãos reguladores. A boa notícia é que esse processo pode ser feito de forma simples, por meio de plataformas oficiais.
Atualmente, existem duas formas principais de fazer a verificação do GTIN:
- Consulta pública da Receita Federal / SEFAZ
Ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o código GTIN inserido é automaticamente validado nos sistemas da SEFAZ, com base nos dados fornecidos pela GS1 Brasil, organização responsável pelo gerenciamento dos códigos no país. Se o código estiver incorreto, a NF-e pode ser rejeitada.
Você também pode consultar diretamente no portal da SEFAZ ou nos sistemas de sua UF (Unidade Federativa) se o código GTIN está ativo, correto e vinculado à descrição do produto. - Consulta pelo site da GS1 Brasil
No site oficial da GS1 Brasil, há uma ferramenta de consulta pública onde é possível digitar o GTIN e verificar as seguintes informações:
– Nome da empresa detentora do código
– Descrição do produto
– Status do código (ativo ou inativo)
– Categoria e segmento do item
Essa verificação é especialmente útil para distribuidores, varejistas e emissores de NF-e, que precisam garantir que o produto informado está corretamente vinculado ao código registrado na GS1.
Cadastro e obrigatoriedade do GTIN nas notas fiscais
Desde que a Receita Federal passou a integrar a base de dados da GS1 Brasil com os sistemas de emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), a obrigatoriedade de preenchimento do GTIN se tornou uma realidade para diversas empresas — especialmente no varejo e na indústria de bens de consumo.
Quando é obrigatório?
O preenchimento do campo cEAN (Código de Barras Comercial) e cEANTrib (Código de Barras Tributável) nas notas fiscais passou a ser obrigatório para produtos que possuam GTIN cadastrado na GS1. Ou seja, se o produto tiver um código GTIN válido e oficial, ele deve constar obrigatoriamente na nota fiscal.
Se o produto não possui GTIN (ex: itens artesanais, produtos próprios, kits internos), é possível preencher esse campo com a expressão “SEM GTIN”, mas isso precisa ser compatível com a categoria tributária e o tipo de mercadoria.
Como cadastrar o código?
O cadastro de produtos com GTIN deve seguir critérios específicos para evitar erros e rejeições na hora de emitir a NF-e:
- O código informado precisa estar vinculado corretamente ao produto e registrado na base da GS1 Brasil.
- A descrição do item na NF-e deve coincidir com a descrição informada no cadastro da GS1.
- Para produtos fracionados ou em embalagens diferentes, cada unidade comercial deve ter seu próprio GTIN (GTIN-13, GTIN-14, etc.).
- É importante manter um sistema de gestão que integre o cadastro de produtos com a emissão fiscal, para garantir consistência nas informações.
Impactos do GTIN nas operações com NF-e
O uso do código GTIN nas operações com NF-e não é apenas uma exigência técnica, mas uma parte estratégica do processo de emissão fiscal. Quando bem implementado, ele garante confiabilidade cadastral, conformidade tributária e fluidez nas transações comerciais. Quando ignorado ou utilizado incorretamente, pode gerar graves problemas fiscais e operacionais.
Integração entre GTIN e sistemas da SEFAZ
Ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, os campos cEAN e cEANTrib são validados automaticamente pelos sistemas da SEFAZ com base na base de dados da GS1 Brasil. Isso significa que o GTIN precisa estar cadastrado corretamente e ativo, caso contrário a NF-e pode ser rejeitada no ato da transmissão.
Essa validação automática também verifica se:
- O GTIN informado existe e está associado à empresa emissora.
- O código corresponde à descrição do produto.
- O GTIN está ativo e compatível com a classificação fiscal (NCM).
Reflexos na cadeia logística e fiscal
Quando o GTIN está corretamente preenchido, os benefícios vão além da conformidade fiscal. Ele:
- Aumenta a eficiência logística, permitindo o rastreamento automatizado dos produtos.
- Facilita a conferência e o recebimento nos sistemas dos destinatários (especialmente no varejo).
- Evita divergências entre fornecedores e clientes quanto à identificação dos produtos.
- Garante que os dados fiscais do produto sejam reconhecidos em toda a cadeia de suprimentos, inclusive em marketplaces, plataformas de ERP e PDVs.
Normas de gestão de GTIN: boas práticas e exigências
A correta gestão do GTIN não se resume ao preenchimento na nota fiscal. Ela começa no momento da criação ou aquisição do código e continua ao longo de toda a cadeia de movimentação do produto — desde o cadastro inicial até a emissão de documentos fiscais e o envio de obrigações acessórias, como o SPED Fiscal.
Boas práticas na gestão de GTIN
Manter uma boa governança sobre esses códigos significa adotar práticas como:
- Utilizar apenas GTINs emitidos pela GS1: isso garante validade internacional e evita duplicidade de códigos.
- Cadastrar cada unidade de comercialização com seu GTIN específico: mesmo que um produto tenha diversas embalagens, cada versão deve ter seu código.
- Atualizar o cadastro de produtos sempre que houver mudança relevante (formato, peso, embalagem): essas alterações exigem a criação de um novo GTIN.
- Integrar os sistemas de ERP com a base de dados da GS1 ou com ferramentas automatizadas de validação fiscal.
- Treinar a equipe fiscal e contábil para identificar erros comuns de GTIN em notas fiscais e obrigações acessórias.
Exigências legais e fiscais
As normas de gestão do GTIN são definidas principalmente pela GS1 Brasil e pelas Secretarias da Fazenda Estaduais, que utilizam essa base para validar as informações de produtos nas NF-e.
Algumas exigências importantes:
- O GTIN informado precisa ser exclusivo, válido e compatível com a empresa que o utiliza.
- É preciso garantir consistência entre GTIN, descrição do produto, NCM e unidade comercial.
- O uso do GTIN deve estar adequado às regras de validação das notas fiscais eletrônicas, incluindo os layouts da NF-e e do SPED.
Não seguir essas normas pode gerar inconsistências cadastrais, erros de tributação e, em alguns casos, impedir a emissão de documentos fiscais.
Conclusão: porque você deve dar atenção ao GTIN
O GTIN pode parecer, à primeira vista, apenas mais um código dentro da rotina fiscal e operacional de uma empresa. Mas, na prática, ele representa um elemento-chave para a padronização, rastreabilidade e conformidade tributária dos produtos comercializados.
Muito além de um campo obrigatório na nota fiscal, o GTIN é parte de um sistema global que permite que empresas de todos os portes, segmentos e regiões falem a mesma língua — facilitando integrações logísticas, vendas em marketplaces, emissão de documentos fiscais e a própria gestão de produtos.
Ignorar sua importância ou tratá-lo com descuido pode gerar uma série de problemas: desde rejeição de NF-e até inconsistências no SPED Fiscal, passando por dificuldades em integrar sistemas, erros na precificação e até riscos fiscais que comprometem a saúde do negócio.
Por outro lado, adotar uma abordagem estratégica na gestão dos códigos GTIN — com cadastros atualizados, validação automatizada e integração com a GS1 — traz vantagens claras:
- Mais agilidade e segurança na emissão fiscal
- Menos erros e retrabalho
- Conformidade com os padrões legais e tributários
- Melhor controle de estoque e vendas
- Facilidade na venda para grandes redes e plataformas digitais
Se as empresas dos seus clientes ainda não tratam o tema com a seriedade que ele merece, este é o momento ideal para rever esse processo. Porque em um mercado cada vez mais automatizado e fiscalmente exigente, dominar os detalhes pode fazer toda a diferença.
FAQ – GTIN: perguntas frequentes
O GTIN (Global Trade Item Number) é um código de identificação único e padronizado internacionalmente, usado para representar produtos, embalagens ou unidades comerciais. Ele garante rastreabilidade, padronização e integração fiscal e logística em toda a cadeia de suprimentos.
O GTIN é o número que identifica o produto, enquanto o código de barras é a representação gráfica desse número. O GTIN pode ter 8, 12, 13 ou 14 dígitos, e cada variação atende a uma finalidade específica.
É obrigatório informar nos campos cEAN e cEANTrib da NF-e quando o produto estiver cadastrado na base da GS1 Brasil. Se o item não possuir GTIN, o campo deve ser preenchido com “SEM GTIN”, desde que compatível com sua categoria.
Você pode consultar no site da GS1 Brasil ou verificar sua validade durante a emissão da NF-e, já que os sistemas da SEFAZ fazem essa checagem automática com base nos dados da GS1.
