Escrituração Contábil Simples Nacional: quando e como fazer

Escrituração contábil Simples Nacional: quatro palavras que costumam fazer muita gente torcer o nariz, gerar dúvidas e, em muitos casos, autuações evitáveis. A crença de que empresas optantes pelo regime simplificado estão dispensadas de manter uma contabilidade formal é um atalho com “curvas sinuosas” bem arriscadas tanto para o contador quanto para o cliente.

Você já deve ter ouvido dizer que quem está no Simples não precisa fazer escrituração contábil? Pois é! Essa ideia até circula por aí, mas não se sustenta quando o assunto é responsabilidade técnica, muito menos quando o Fisco acende a luz vermelha.

Na prática, a escrituração não só é recomendada, como pode ser obrigatória em situações específicas, sobretudo nos casos em que há distribuição de lucros, exigência contratual ou enquadramento societário mais complexo. E mais: é ela quem sustenta juridicamente a isenção sobre lucros distribuídos e organiza os dados que alimentam relatórios, análises e projeções financeiras.

Ignorar essa responsabilidade é literalmente operar no escuro. E quando a Receita liga o holofote, é tarde demais para ajustar o que não foi registrado com método. Por isso, neste artigo, vamos mostrar de forma bem objetiva quando a escrituração contábil no Simples Nacional é exigida, os principais erros que levam à malha fina e como a tecnologia pode ser sua aliada para realizar essa tarefa com precisão, sem ter de recorrer à força tarefa de Hércules.

Quando a escrituração contábil é obrigatória no Simples Nacional?

A ideia de que empresas optantes pelo Simples estão livres da escrituração contábil formal não se sustenta diante das exceções previstas na legislação. E elas não são poucas. A começar pelo artigo 14 da LC 123/2006, que abre a porteira:

“A microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional poderá adotar contabilidade simplificada […], exceto quando exigida por lei.”

Ou seja: o regime pode ser simplificado, mas não é sinônimo de informalidade. A obrigatoriedade aparece em pelo menos três cenários comuns:

• Distribuição de lucros acima da presunção legal: se a empresa quiser distribuir mais do que o valor presumido como isento, precisa comprovar via escrituração contábil. Caso contrário, o excedente pode ser tributado no IRPF do sócio.
• Exigência contratual ou societária: em processos de licitação, obtenção de crédito, auditorias, ou mesmo, cláusulas de contrato social, a contabilidade formal pode ser condição obrigatória.
• Alteração de regime tributário ou enquadramento societário: migrar para o Lucro Presumido ou ter sócios pessoas jurídicas pode implicar exigências contábeis mais robustas. Por isso, manter a escrituração facilita esse caminho.

A ausência de escrituração contábil em situações como essas pode levar a autuações, malha fina e questionamentos sobre a origem dos valores distribuídos. E aqui, vale lembrar: o ônus da prova é de quem declara.

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O Simples Nacional dispensa a escrituração contábil?

A resposta curta: não necessariamente. A ideia de que o Simples Nacional desobriga a escrituração contábil é um mito que ainda circula, mas pode custar caro. A legislação permite certo alívio burocrático para micro e pequenas empresas, mas não abre mão da responsabilidade técnica nem da comprovação dos dados fiscais e financeiros.

O artigo 1.179 do Código Civil determina que toda empresa empresária deve manter escrituração contábil regular, com livros obrigatórios e demonstrações contábeis. Para as empresas optantes pelo Simples, essa exigência pode ser flexibilizada, mas nunca ignorada. Quando há distribuição de lucros acima da presunção legal (13% ou 32%), exigência de crédito, processos licitatórios ou qualquer situação que demande comprovação formal dos números, a contabilidade passa de recomendada a indispensável.

Além disso, a escrituração é o único instrumento capaz de sustentar, tecnicamente, a isenção tributária sobre lucros distribuídos. Sem ela, esses valores podem ser considerados como rendimentos tributáveis, o que coloca o contribuinte (e o contador) na mira do Fisco. E mais: uma empresa com estrutura societária mais robusta, operações complexas ou passivos a justificar não pode se dar ao luxo de não manter sua contabilidade em dia.

Em outras palavras, o Simples simplifica a apuração de tributos, mas não exonera o contador de seu papel técnico, captou? A escrituração é o que garante previsibilidade, rastreabilidade e respaldo legal para as decisões tomadas ao longo do exercício.

Além disso, sem escrituração, não há base legal para comprovar a real existência de lucro, o que pode colocar o contador e o cliente no radar da Receita Federal. A multa por distribuição indevida pode ultrapassar 75% do valor apurado, sem contar a autuação por omissão de receita. É aí que a escrituração contábil deixa de ser apenas um bom diferencial técnico e torna-se um verdadeiro e insubstituível escudo jurídico.

Portanto, a resposta correta para a pergunta inicial é: não, o Simples Nacional não isenta o contador da responsabilidade técnica sobre os registros contábeis. Ele apenas permite, em alguns casos, um formato mais simplificado. Mas o risco de abrir mão da escrituração contábil, mesmo quando não for obrigatória, recai inteiramente sobre quem assina o que é entregue.

Escrituração contábil no Simples Nacional: o que diz a lei e quando ela se aplica

A obrigatoriedade da escrituração contábil no Simples Nacional não é uma lenda urbana, nem uma exceção rara. É um ponto de atenção legal que impacta a segurança jurídica e fiscal da empresa. Embora o regime simplificado ofereça benefícios tributários e menos obrigações acessórias em comparação ao Lucro Presumido ou Lucro Real, ele não isenta o empresário, nem o contador, da responsabilidade técnica sobre a comprovação de dados contábeis em determinados contextos.

Por meio da Lei Complementar nº 123/2006, especialmente em seus arts. 26 e 27, e respaldada pelas normas do Conselho Federal de Contabilidade (como a NBC TG 1000 e a ITG 2000), a legislação é clara, contador: a escrituração contábil é obrigatória, por exemplo, sempre que houver distribuição de lucros acima da presunção legal ou exigência por parte de instituições financeiras, sócios ou investidores. Nesses casos, ela deixa de ser uma boa prática e passa a ser pré-requisito legal e documental.

Mais do que estar na letra da lei, a escrituração está no dia a dia de quem atende micro e pequenas empresas com responsabilidade. Ela é o que sustenta a imunidade tributária sobre os lucros distribuídos, comprova a origem de recursos em fiscalizações, facilita a obtenção de crédito e protege o CPF do contador em caso de questionamento técnico. Ignorar isso é operar às cegas e, quando o Fisco consulta o “VAR”, pode ser tarde demais para ajustar o que nunca foi formalizado.

Jogo rápido e bem objetivo. A escrituração contábil se torna obrigatória nos seguintes cenários:

• Distribuição de lucros acima do limite da presunção legal: quando o empresário retira mais do que o lucro presumido, ele precisa comprovar o lucro contábil efetivo com base em demonstrações formais.
• Exigência contratual ou societária: algumas sociedades, como as anônimas ou limitadas com mais de um sócio, exigem escrituração contábil formal por cláusula contratual ou para fins de governança.
• Necessidade de crédito ou financiamento: bancos e instituições financeiras, quase como hábito, solicitam demonstrações contábeis completas para a análise de risco e a concessão de crédito.
• Participação em licitações públicas: empresas que concorrem em processos licitatórios precisam apresentar balanços assinados por contador habilitado, o que só é possível com escrituração em dia.
• Fusão, cisão ou incorporação: eventos societários exigem livros contábeis atualizados e demonstrações validadas para dar respaldo jurídico às operações.

Além disso, é importante lembrar que mesmo quando não obrigatória por força da Lei Complementar nº 123/2006, a escrituração serve como prova documental em caso de fiscalização, litígios trabalhistas ou disputas societárias. O contador que opta por não escriturar, assume o risco de não ter com o que se defender, nem o cliente, nem o profissional.

Por isso, entender essas nuances e orientar corretamente o empresário faz parte do papel técnico de quem atua com o Simples Nacional. É aqui que a contabilidade se transforma em valor estratégico: não para complicar, mas para proteger.

Por que fazer a escrituração contábil no Simples mesmo quando não é obrigatória?

A resposta curta: porque prevenir custa menos do que remediar e documentar significa proteger.

A escrituração contábil, mesmo quando não for legalmente exigida, é o instrumento que respalda decisões gerenciais, assegura a distribuição isenta de lucros e oferece ao contador um escudo técnico frente à fiscalização. Quando bem feita, ela transforma o balanço em uma ferramenta de defesa e planejamento, e não só um “registro” protocolar.

Na prática, é a contabilidade que permite:

• Distribuir lucros acima da presunção sem risco fiscal, com base em resultado efetivamente apurado e registrado;
• Demonstrar capacidade financeira para obtenção de crédito, licitações e parcerias;
• Fornecer base para reestruturações societárias ou entrada de novos sócios;
• Facilitar o planejamento tributário, inclusive, para transições ao Lucro Presumido ou Real;
• Evitar glosa de despesas e inconsistências na ECF, e-Social e DCTFWeb, cada vez mais conectadas entre si.

Sem escrituração, qualquer informação contábil passa a ser apenas opinião. E opinião não sustenta fiscalização, nem convence banco. Em um ambiente de cruzamentos digitais e malha fina automatizada, não ter escrituração contábil é como não ter prova documental: você até pode estar certo, mas não tem como provar.

Para o contador que preza pela segurança técnica e quer se blindar contra responsabilizações indevidas, a escrituração é um investimento em previsibilidade, governança e proteção jurídica. Para o cliente, é a garantia de que suas movimentações financeiras têm lastro, coerência e inteligência por trás de cada número.

Situações em que a escrituração contábil é exigida no Simples Nacional

Ainda que o Simples Nacional traga uma rotina tributária mais enxuta, há situações em que a escrituração contábil deixa de ser opcional e torna-se exigência legal, prevista, de forma direta ou indireta, por normativos como:

• Lei Complementar nº 123/2006, que institui o Simples Nacional;
• Resolução CGSN nº 140/2018, que regulamenta obrigações acessórias das empresas optantes;
• Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs), especialmente a ITG 2000, que orienta sobre escrituração para entidades de pequeno porte;
• Código Civil, que reforça a obrigatoriedade da escrituração para sociedades empresárias.

Confira o checklist dos principais casos em que a escrituração contábil é obrigatória, mesmo para empresas do Simples:

1. Distribuição de lucros acima da presunção fiscal

Se o empresário quiser distribuir lucros isentos acima do percentual presumido pela Receita (por exemplo, acima dos 32% da receita bruta para serviços), só poderá fazê-lo com escrituração regular, que comprove resultado líquido contábil.

2. Exigência contratual ou societária

Bancos, investidores e órgãos de crédito exigem escrituração para análise de risco, particularmente em processos de financiamento, licitação ou entrada de novos sócios.

3. Fiscalização e comprovação patrimonial

Em caso de fiscalização, a ausência de escrituração compromete a defesa. E mais: sem registros contábeis, o Fisco pode considerar que os lucros distribuídos são, na verdade, remuneração disfarçada, exigindo tributação.

4. Empresas com natureza jurídica que exige escrituração

Sociedades anônimas (mesmo no Simples), sociedades de advogados e cooperativas, por exemplo, devem manter contabilidade formal, independentemente do regime tributário.

5. Reorganizações societárias e planejamento sucessório

Fusões, cisões, incorporações e até mesmo alterações no quadro societário demandam lastro contábil para garantir validade jurídica.

Os riscos de não fazer a escrituração contábil no Simples Nacional

Subestimar a escrituração contábil no Simples Nacional pode parecer inofensivo no curto prazo, mas os efeitos colaterais surgem quando o contador menos espera. Normalmente, quando há fiscalização, necessidade de distribuir lucros, tomada de crédito ou reorganização societária. E aí, o que era visto como economia vira passivo jurídico e fiscal.

Veja os principais riscos envolvidos, porque ignorar a escrituração contábil no Simples é como dirigir à noite sem farol, pode parecer tranquilo no começo, mas basta uma curva errada para sair da pista:

Tributação indevida de lucros distribuídos

Sem escrituração formal, a Receita pode desconsiderar a isenção de IR sobre os lucros, exigindo tributação como se fossem pró-labore. Isso atinge o bolso do cliente e a reputação do contador.

Impossibilidade de comprovação de resultados

Sem DRE, balanço e razão contábil, o empresário perde ferramentas estratégicas para tomada de decisão e comprovação da saúde financeira do negócio. Bancos, investidores e fornecedores pedem esses documentos para liberar crédito ou firmar parcerias.

Comprometimento da defesa em fiscalizações

Quando o Fisco questiona uma informação, é a contabilidade que sustenta a versão da empresa. Sem ela, toda defesa perde peso técnico. Isso vale também para cruzamentos digitais com e-Social, DCTFWeb, ECD e ECF.

Riscos à responsabilidade técnica do contador

Mesmo sem obrigatoriedade formal em todos os casos, a omissão de escrituração pode ser interpretada como negligência profissional, afetando a responsabilidade civil do contador.

Perda de controle sobre a evolução patrimonial

A escrituração contábil é a base da memória do negócio. Sem ela, o empresário perde visão sobre lucros acumulados, depreciação, obrigações a pagar e patrimônio líquido, o que compromete tanto o presente quanto o planejamento futuro.

Quais erros o contador deve evitar?

No atendimento contábil a empresas do Simples Nacional, alguns deslizes parecem inofensivos, mas são eles que abrem caminho para autuações, bloqueios de CNPJ e responsabilização técnica. Entender o que evitar é tão estratégico quanto saber o que fazer.

Aqui estão os principais equívocos que ainda persistem na rotina de muitos escritórios:

1. Achar que está dispensado da escrituração contábil.

Esse é o mais comum. A dispensa não é total, nem irrestrita. Como vimos, há cenários, como distribuição de lucros, exigência por contrato ou opção por ECD, em que a escrituração se torna obrigatória. Ignorar isso pode custar caro.

2. Misturar escrituração fiscal com contábil.

São coisas diferentes. A escrituração fiscal (blocos do SPED) registra tributos e obrigações acessórias. Já a contábil mostra a realidade econômica e patrimonial da empresa. Um não substitui o outro. Confundir os dois é sinal de fragilidade técnica.

3. Negligenciar o controle patrimonial.

Sem registro adequado de bens, estoques e depreciações, o Balanço Patrimonial perde sentido. Além disso, o empresário perde visibilidade do próprio negócio e o contador perde base legal para justificar distribuição de lucros isentos.

4. Trabalhar sem plano de contas coerente.

Usar planos genéricos ou desatualizados dificulta análises, compromete a entrega das demonstrações e enfraquece o argumento técnico em uma fiscalização. Um bom plano de contas é como a planta de um prédio: sem ele, a estrutura balança.

5. Usar sistemas que não geram SPED ECD (quando aplicável).

Empresas do Simples podem, em alguns casos, ser obrigadas a entregar a ECD. Se o sistema contábil não for compatível com o leiaute da Receita, o risco de erro, rejeição ou retrabalho aumenta exponencialmente.

Empresas do Simples Nacional têm que entregar ECD?

A entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) não é obrigatória para todas as empresas do Simples Nacional. No entanto, há exceções que exigem atenção:

• Quando a empresa distribui lucros acima do presumido (sem contabilidade regular que comprove o resultado);
• Quando houver exigência contratual (bancos, investidores, licitações);
• Quando o empresário deseja se resguardar juridicamente;
• Quando há previsão no contrato social ou opção voluntária.

Além de cumprir exigências legais em alguns casos, a ECD fortalece a governança e protege a responsabilidade técnica do contador. Vale lembrar: quando opta por entregar, a empresa precisa seguir rigorosamente o leiaute exigido pela Receita Federal, previsto no Guia Prático da ECD.

Quais livros contábeis são exigidos no Simples?

Mesmo sem obrigatoriedade universal, o contador deve manter a escrituração completa quando houver necessidade. E isso inclui:

• Livro Diário e Livro Razão, com lançamentos detalhados e cronológicos;
• Demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial, DRE, DMPL (quando aplicável);
• Memórias de cálculo para distribuição de lucros, variações patrimoniais e indicadores de desempenho.

Esses documentos formam a espinha dorsal da gestão contábil e são indispensáveis em auditorias, fiscalizações e para comprovar isenção de IR sobre lucros. Sem eles, o contador fica exposto e o cliente, vulnerável.

Como a e-Auditoria pode ajudar?

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Na escalação, confira o que o time robusto de soluções da e-Auditoria entrega na prática:

• Detecta erros e omissões na escrituração contábil de empresas do Simples Nacional;
• Valida os dados utilizados para distribuição de lucros com base no que foi efetivamente escriturado;
• Automatiza o cruzamento entre SPED, ECD e XMLs, garantindo alinhamento entre documentos e declarações;
• Mitiga o risco de inconsistência entre contabilidade e apuração tributária, blindando o contador e sua carteira de clientes.

Escrituração contábil não é só registro: é argumento técnico, base para tomada de decisão e escudo contra penalidades. A e-Auditoria garante que cada lançamento cumpra seu papel com precisão, respaldo normativo e economia de tempo.

A escrituração contábil no Simples Nacional não é um favor ao cliente, nem uma formalidade secundária. É uma responsabilidade técnica que sustenta a credibilidade do profissional e a saúde fiscal da empresa. Mesmo quando a legislação não impõe a obrigatoriedade, manter os registros contábeis com método e rigor é o que separa o contador reativo do contador estratégico.

Fazer contabilidade com qualidade significa literalmente proteger o CPF do contador, blindar o CNPJ do cliente e entregar valor muito além da conformidade.

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FAQ – Escrituração Contábil Simples Nacional: Perguntas frequentes