Cadastro de produtos: como fazer da maneira correta?
Uma dúvida que paira sobre comerciantes, fabricantes, indústrias, empresas, entre outros, é sobre a questão do cadastro dos produtos. Veja quais são as principais questões e esclareça já!
Quem é responsável pela classificação das mercadorias, atribuindo uma correta NCM?
O responsável pela primeira classificação fiscal de um produto é a indústria, pois o fabricante que irá efetuar o cadastro inicial do item. Considera-se a indústria a cadeia mais apta a realizar essa classificação, atribuindo a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) mais adequada ao item, pois o fabricante possui total conhecimento sobre a composição da mercadoria, podendo realizar a classificação juntamente da Receita Federal.
Por outro lado, a empresa que está adquirindo uma mercadoria, ao dar entrada em seus documentos fiscais, deve conferir todas as informações e julgar inclusive a classificação fiscal determinada ao produto, uma vez que se torna solidária as informações prestadas pelo fornecedor. Caso não haja concordância com a classificação apresentada, o adquirente da mercadoria deve comunicar ao fabricante e, caso seja constatada uma classificação errônea, o documento deve ser alterado. O adquirente não pode simplesmente determinar a NCM do produto por conta própria, sem comunicar ao fornecedor, e alterar o código diretamente no cadastro do produto durante sua entrada na empresa.
É possível cadastrar o mesmo produto várias vezes?
Não. Segundo a própria orientação do Guia Prático do SPED, a identificação do item (produto ou serviço) deverá receber o código próprio do informante do arquivo, ou seja, o código do produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao Fisco. O cadastro do produto é único.
O que acontece se uma empresa realiza o cadastro de produtos de forma incorreta?
O cadastro incorreto de produtos pode ocasionar em alguns fatores, entre eles:
- tributação vinculada ao produto errado;
- questionamentos por parte do Fisco;
- descontrole no estoque;
- autuações fiscais em virtude do descontrole;
- confusão gerencial, entre outros.
Quais são os principais erros no cadastro de produtos?
Podemos citar 3 principais erros vinculados ao cadastro do produto:
- Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes;
- Não identificar alteração do item: quando a entidade promove alterações na descrição do produto, o registro 0205 deve ser gerado. Lembrando que tal modificação não pode descaracterizar o produto ou indicar como sendo um novo produto;
- Não cadastrar o fator de conversão, quando necessário: se uma empresa adquire mercadorias com determinada unidade de medida e comercializa com outra, precisa cadastrar o fator de conversão para não ocorrer conflito no estoque. Por exemplo: na nota fiscal do fornecedor, a mercadoria é contabilizada em “caixa”, porém, a empresa revende esta mercadoria como “unidade”. O produto deve ser cadastrado como “unidade” no Registro 0200, mas o fator de conversão para “caixa” deve ser informado no Registro 0220.
É possível utilizar descrição genérica para cadastrar determinadas mercadorias, como, por exemplo, saídas diversas, mercadorias para uso e consumo?
Em alguns casos sim, se para estes produtos não houver posterior circulação ou apropriação na produção, como, por exemplo, na aquisição de mercadorias para uso e consumo, desde que não gerem direito ao crédito.
Como a e-Auditoria pode ajudar?
Através das ferramentas da e-Auditoria, é possível auditar os arquivos SPED, tanto Fiscal quanto Contribuições, e através dessa auditoria, o sistema menciona as ocorrências relacionadas ao Registro 0200.
Alguns exemplos são itens com descrições iguais e código diferentes, itens declarados como uso e consumo com movimentação de nota fiscal em operações de revenda, dentre outros. A partir da análise de arquivos Sintegra ou Sped Fiscal, o sistema da e-Auditoria realiza uma análise de estoque e, com isso, é possível montar a movimentação da empresa e detectar problemas, tais como omissões de entradas e omissões de saídas.
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