6 problemas no estoque

Os 6 principais problemas no controle de estoque

Com a data de entrega do Inventário se aproximando, confira as dicas da e-Auditoria para não errar no controle de estoque

A data para a informação do inventário físico no SPED FISCAL se aproxima, causando grande preocupação para as empresas. Com efeito, o controle de estoque apresenta grandes dificuldades e é capaz de interferir diretamente no sucesso ou no fracasso de um negócio.

Inconsistências no inventário são um prato cheio para a fiscalização que, com base nas informações declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas fiscais eletrônicas de emissão própria e de terceiros (NF-e ou NFC-e), consegue realizar o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa no período. Problemas relacionados ao fluxo de entradas e saídas de mercadorias, como omissões de entrada, omissões de saída, itens com saldo negativo ou divergências entre saldos declarados e saldos apurados podem gerar penalidades altíssimas e afetar a saúde financeira da empresa.

De acordo com Frederico Amaral, Diretor de Negócios da e-Auditoria, é imprescindível que os contadores e empresários auditem seu estoque da mesma forma que a fiscalização faz para minimizar os riscos de autuações. “Se existe tecnologia para garantir a segurança da empresa, não há motivos para que essa conferência não seja feita de forma eletrônica. Os relatórios do e-Auditor foram montados com base em fiscalizações reais, ou seja, é uma ferramenta muito parecida com a utilizada pelos fiscais. É muito mais lógico se antecipar e ter tempo para corrigir ou preparar documentos que justifiquem uma falha de estoque. Depois de uma intimação, tudo tem que feito às pressas, em poucos dias, muitas vezes impossibilitando que a empresa consiga se defender”.

Confira abaixo os principais problemas relacionados ao controle de estoque

1 – Descrição do Produto: tanto no guia prático da EFD ICMS/IPI quanto no regulamento do IPI, é preciso ter uma descrição clara do produto, que individualize cada item. A dica é detalhar todos os itens, para não haver nenhuma confusão. Além de ir contra ao que reza a legislação, a descrição genérica prejudica os controles internos da empresa, já que é comum uma descrição genérica estar vinculada a vários códigos representativos de itens diferentes. Lembrando que o controle de estoque é feito com base no código do produto, e não em sua descrição.

2 – Entrada sem enfoque do declarante: a informações da EFD ICMS/IPI devem ser prestadas sob enfoque do declarante, e isso vale para o campo “código do item”. É muito comum as empresas cadastrarem a entrada de um item com o código do fornecedor e vender este mesmo item com código próprio. Conclusão: contabilmente, o item que entra nunca sai, o que provoca inchaço de estoque e pode configurar omissão de saída (já que não existe estoque físico compatível com o escritural). Pode, ainda, configurar omissão de entrada (estoque negativo), pois nos registros contábeis o item que sai do estoque nunca entrou, visto que não existe documento fiscal para acobertar a entrada da mercadoria que foi vendida naquele código específico.

3 – Utilização de códigos diferentes nos documentos fiscais: outro erro comum é quando se utiliza um código no documento fiscal e outro na EFD ICMS/IPI (falha na geração do arquivo fiscal). Também é preciso estar atento aos espaços em branco e outros tipos de caractere. Como o campo “código do item” é alfanumérico, ou seja, aceita asterisco, traço, número, letra e espaço, esses caracteres são considerados elementos do código, ocasionando erro. O código de produto utilizado para emissão da NF-e, deve ser exatamente igual ao informado no Bloco H e no registro 0200.

4 – Falta de cadastramento / Cadastramento incorreto dos fatores de conversão de unidade de medida (0220): o Registro 0220 tem o objetivo de informar os fatores de conversão dos itens discriminados no registro 0200 e as unidades informadas nos registros dos documentos fiscais, nos registros do controle da produção e do estoque – Bloco K e nos registros de inventário. Somente com a informação dos fatores de conversão é possível fazer o controle de estoque nas situações em que a empresa cadastra o item com uma unidade de medida e vende em outra. A dica, nesse caso, é utilizar, no campo 06 do registro 0200 (UNID_INV), a “menor unidade comercializada”. Por exemplo, o contribuinte informa no registro 0200 “UN (unidade)” e compra/vende “CX (caixa com 12 unidades)”. Neste caso, o fator de conversão informado deve ser “12”, ou seja, uma caixa é composta por 12 unidades.

5 – Falta de detalhamento de unidades de medida (0190): uma situação comum é quando a empresa compra o mesmo produto de fornecedores diferentes. Por exemplo, o Fornecedor A vende caixa com 24 unidades; o Fornecedor B vende caixa com 12 unidades; já o Fornecedor C vende unidades. No registro 0190, a empresa compradora cadastra apenas 2 unidades de medida: CX (Caixa) e UN (Unidade), prejudicando o controle de estoque. Em casos como esse, a dica é DETALHAR as unidades de medida, utilizando, por exemplo, os códigos CX 12 (caixa com 12 unidades) e CX 24 (caixa com 24 unidades).

6 – Alterações de itens sem a geração do Registro 0205: a empresa que alterar seus códigos de item deve informar as alterações nos registros 0205. Caso contrário, o controle de estoque considerará o código modificado como um novo item, quebrando a sequência de entradas e saídas. Fatalmente, os saldos finais ficarão todos alterados, configurando omissões de entradas e/ou omissões de saídas.

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