Confira as novas regras relativas à substituição do Livro Digital Transmitido na ECD
Temos sido questionados por algumas empresas a respeito da substituição do arquivo da ECD, uma vez que para este ano a regra foi alterada.
Com efeito, o Decreto no 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, alterou a redação do art. 78-A do Decreto no 1.800/1996, e estabeleceu que a autenticação dos livros contábeis das empresas será feita por meio do SPED, mediante a apresentação, ou seja, com a transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD).
Esta alteração corroborou uma das premissas básicas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que é a simplificação das obrigações acessórias, na medida em que o termo de autenticação da ECD transmitida será o próprio recibo de entrega que o programa gera no momento da transmissão.
Importante frisar que autenticação por meio SPED dispensa a autenticação de livros em papel, constante no art. 39-A da Lei nº 8.934/1994, reproduzido a seguir: “A autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos dispensa qualquer outra.”
Finalmente, o Decreto estabelece que as ECD transmitidas até a sua data de publicação, que estejam com status diferentes de “sob exigência” ou “indeferidas”, também serão automaticamente consideradas autenticadas.
Assim, as ECD transmitidas a partir de 26/02/2016 serão consideradas automaticamente autenticadas, em virtude do Decreto no 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, e não poderão ser substituídas.
O procedimento de cancelamento da autenticação por erro de fato que torna a escrituração imprestável será regulamentado por norma do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI).
Segue um roteiro prático para substituição do livro digital (Para ECD com NIRE ou sem NIRE):
- Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
- Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PVA do Sped Contábil. Se for utilizar o PVA do SPED Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PVA.
- Valide o livro no PVA do SPED Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
- Assine.
- Transmita.
Casos de substituição possíveis:
Original | “Substituta” | ||
Sem NIRE | Sem NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 2 (Substituta de uma escrituração que não possua NIRE) |
Com NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 0 (Original) |
|
Com NIRE | Sem NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 0 (Original) |
Com NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 1 (Substituta de uma escrituração que possua NIRE) |
Com troca de NIRE:
0000.IND_FIN_ESC = 3 (Substituta de uma escrituração no caso em que ocorra troca de NIRE) |
Caso, com as instruções acima, ainda tenha problemas na substituição da ECD, envie para análise para o Fale Conosco da ECD (faleconosco-sped-ecd@receita.fazenda.gov.br):
- Cópia da tela da mensagem de erro, no momento da transmissão da ECD substituta;
- Cópia da tela do ReceitanetBX onde parece a escrituração a ser substituída, com hash, período e status; e
- Informações preenchidas no registro 0000 da ECD.