ICMS e substituição tributária no Simples Nacional: o que o cliente recolhe fora do DAS

O optante do Simples Nacional recolhe o ICMS dentro do DAS, com exceções. O art. 13, § 1º, XIII, da Lei Complementar 123/2006 lista as operações em que o ICMS sai da guia unificada: substituição tributária, antecipação, desembaraço aduaneiro e diferencial de alíquota nas compras interestaduais. Nesses casos, o imposto é recolhido em guia própria, direto ao estado.

Nos anos em que atendi escritórios pelo suporte, a dúvida sobre ICMS-ST quase nunca chegava como dúvida de legislação. Ela chegava assim: o cliente recebeu uma cobrança do estado e ninguém no escritório consegue dizer se ela é devida. Às vezes era antecipação, às vezes o diferencial de alíquota de uma compra em outro estado, às vezes substituição tributária de verdade.

Na maioria dessas ligações, o contador sabia a regra. O que faltava era o critério estar escrito em algum lugar que não fosse a memória da pessoa que fechava aquele cliente. Quando a analista que conhecia a carteira de comércio entrava de férias, a cobrança voltava a ser um mistério.

Este é o ponto que organiza o texto todo. O ICMS fora do DAS não é um tema difícil de entender. Ele é difícil de manter uniforme em uma carteira grande, porque a classificação de cada produto precisa ser feita de novo todo mês, por pessoas diferentes, sobre notas diferentes.

Quais ICMS o optante do Simples recolhe fora do DAS?

A regra geral é a unificação. O art. 13 da LC 123/2006 reúne oito tributos no DAS, e o ICMS é um deles. O § 1º do mesmo artigo abre as exceções, e o inciso XIII trata especificamente do ICMS.

São elas, na ordem da lei:

• alínea “a”: operações sujeitas à substituição tributária, à tributação concentrada em uma única etapa (monofásica) e ao regime de antecipação com encerramento de tributação, na lista de produtos que a própria alínea traz (combustíveis e lubrificantes, energia elétrica, cigarros, bebidas, produtos lácteos, carnes, veículos, entre outros);
• alínea “b”: ICMS devido por terceiro, quando a legislação estadual atribui essa responsabilidade ao contribuinte;
• alínea “c”: entrada no território do estado de petróleo, derivados e energia elétrica não destinados a comercialização ou industrialização;
• alínea “d”: ICMS devido por ocasião do desembaraço aduaneiro;
• alínea “e”: aquisição ou manutenção em estoque de mercadoria desacobertada de documento fiscal;
• alínea “f”: operação ou prestação desacobertada de documento fiscal;
• alínea “g”: aquisições em outros estados de bens sujeitos ao regime de antecipação, com encerramento da tributação (item 1) ou sem encerramento, hipótese em que se cobra a diferença entre a alíquota interna e a interestadual (item 2);
• alínea “h”: aquisições em outros estados de bens não sujeitos ao regime de antecipação, também pela diferença entre a alíquota interna e a interestadual.

Duas leituras práticas saem daí. A primeira é que a maior parte da lista trata de entrada de mercadoria, e não de venda: desembaraço aduaneiro, mercadoria em estoque e as compras interestaduais das alíneas “g” e “h”. A segunda é que boa parte dessas hipóteses só se concretiza se a legislação do estado previr o regime, o que explica por que a mesma operação gera cobrança em um estado e não gera em outro.

Substituído e substituto: os dois papéis que o escritório mistura

Essa é a confusão que mais aparecia no suporte, e ela muda o que o escritório tem que fazer.

A empresa do Simples paga ICMS-ST?

Depende do papel dela na operação.

Quando a empresa é substituída, ela compra a mercadoria com o ICMS já retido lá atrás pelo fornecedor. Ela não recolhe ST nenhum. A obrigação dela é de classificação: na revenda, a receita precisa ser informada no PGDAS-D como sujeita à substituição tributária, para que o percentual do ICMS seja desconsiderado no cálculo do DAS. A base está no art. 18, § 4º-A, I, da LC 123/2006, que manda segregar as receitas em que “o imposto já tenha sido recolhido por substituto tributário ou por antecipação tributária com encerramento de tributação”, e no § 12 do mesmo artigo, que determina a redução correspondente. O art. 25 da Resolução CGSN 140/2018 detalha o procedimento.

Quando a empresa é substituta, o caminho é outro. Ela recolhe o ICMS da operação própria dentro do Simples, segregando a receita como não sujeita à substituição, e recolhe em guia separada o ICMS-ST que reteve do substituído. Esse segundo valor fica fora do DAS, pelas alíneas “a” e “b” do art. 13, § 1º, XIII.

O erro operacional mais caro é o do primeiro caso. Se a receita de revenda de mercadoria com ST entra no PGDAS-D como revenda comum, o cliente paga ICMS dentro do DAS sobre um imposto que já foi recolhido antes. O valor sai do caixa dele todo mês, e ninguém no escritório vê, porque o PGDAS-D aceita a transmissão sem reclamar.

O tamanho desse efeito depende do peso que a mercadoria com ST tem no faturamento do cliente. Numa empresa de comércio que revende principalmente produto já tributado por substituição, a parcela de ICMS que entra indevidamente no cálculo do DAS pode representar uma fatia relevante da guia, mês após mês. Como o erro é de classificação e não de cálculo, ele não aparece em conferência de valor: só aparece quando alguém compara a natureza da receita informada no PGDAS-D com o CST da nota de entrada.

O erro na direção oposta também existe e é mais silencioso. Receita que não é de ST classificada como se fosse gera recolhimento a menor, e a diferença acumula com acréscimos legais até o dia em que a Receita cruza os dados.

Como conferir se a segregação está certa?

O ponto de partida é o CST do ICMS na nota de entrada e o CFOP da saída. Se o produto entrou com CST de mercadoria já tributada por ST e sai como revenda comum, a classificação está errada em algum dos dois lados. O detalhe de como o optante do Simples usa CST e CSOSN está no guia de CST do ICMS no Simples Nacional.

Antecipação e diferencial de alíquota: o ICMS de compra que ninguém lança

As alíneas “g” e “h” tratam das compras interestaduais, e é onde o escritório costuma descobrir a cobrança depois que o estado já emitiu a guia.

Na antecipação com encerramento (alínea “g”, item 1), o estado cobra na entrada o ICMS que seria devido nas etapas seguintes, e a cadeia se encerra ali. Na antecipação sem encerramento (alínea “g”, item 2), cobra-se só a diferença entre a alíquota interna e a interestadual, e a operação de saída continua tributada normalmente.

Na alínea “h”, o produto nem está no regime de antecipação: o estado cobra o diferencial de alíquota na aquisição interestadual de bens e mercadorias. Para o optante do Simples, esse valor é custo, porque ele não aproveita crédito de ICMS.

Aqui entra a distinção que mais gera pergunta atravessada, e que vale deixar explícita para o cliente. Existe um segundo DIFAL, o da Emenda Constitucional 87/2015, que incide na venda interestadual a consumidor final não contribuinte. Esse não se aplica ao optante do Simples na condição de vendedor: o Supremo Tribunal Federal declarou inconstitucional a cláusula nona do Convênio ICMS 93/2015, que estendia a cobrança às empresas do Simples, no julgamento da ADI 5469, com liminar anterior na ADI 5464. A Secretaria da Fazenda de São Paulo confirmou o entendimento na Resposta à Consulta 23730/2021.

Ou seja: o cliente do Simples paga diferencial de alíquota quando compra de outro estado, pela alínea “h”, e não paga o DIFAL da EC 87/2015 quando vende para consumidor final de outro estado. São dois institutos com o mesmo apelido, e trocar um pelo outro produz cobrança indevida em uma ponta e passivo na outra.

O sublimite: quando ICMS e ISS inteiros saem do DAS

Existe uma última hipótese, e ela não depende do produto. Depende do faturamento.

Para 2026, o sublimite de receita bruta para recolhimento de ICMS e ISS dentro do Simples é de R$ 3.600.000,00, aplicável a estabelecimentos de todos os estados e do Distrito Federal. O valor não é fixado ano a ano: ele está no art. 19, § 4º, da LC 123/2006, na redação dada pela LC 155/2016, que impõe esse sublimite obrigatório aos estados que não adotam sublimite próprio e àqueles com participação superior a 1% no PIB brasileiro. O que a Portaria CGSN nº 54, de 17 de novembro de 2025, publicada no Diário Oficial da União em 19 de novembro, fez foi divulgar que o sublimite vale de forma uniforme em 2026, porque nenhum ente manifestou interesse em adotar valor inferior. O limite geral do Simples segue em R$ 4,8 milhões: são coisas diferentes, e a empresa pode continuar no regime mesmo perdendo o direito de recolher ICMS e ISS por ele.

Quando a empresa ultrapassa o sublimite, ela fica impedida de recolher ICMS e ISS na forma do Simples e passa a recolher os dois direto ao estado e ao município, pelas regras aplicáveis às demais pessoas jurídicas.

O que acontece quando a empresa ultrapassa o sublimite?

O prazo do efeito depende do tamanho do excesso, e é aqui que a conferência escorrega. O art. 20 da LC 123/2006 tem dois relógios:

• § 1º: o impedimento vale a partir do mês seguinte àquele em que ocorreu o excesso;
• § 1º-A: se o excesso não for superior a 20% do sublimite, o impedimento só produz efeitos no ano-calendário seguinte.

Na prática, isso significa que dois clientes que estouraram o mesmo sublimite no mesmo mês podem ter datas de virada diferentes, só pelo tamanho do estouro. Um passa a recolher ICMS por fora já no mês seguinte; o outro só em janeiro. Conferir a receita bruta acumulada mês a mês, e não só no fechamento do ano, é o que evita descobrir isso quando o estado cobra.

Por que esse erro é de processo, e não de legislação

Nenhuma das regras acima é obscura. Todas estão em texto legal público e razoavelmente estável.

O que trava o escritório é outra coisa. Um escritório com 30, 50 ou 100 clientes de comércio fecha o mês com várias mãos trabalhando ao mesmo tempo. Uma analista classifica um item como sujeito à ST, a colega ao lado classifica o mesmo item como revenda comum, porque a nota do fornecedor veio com CST diferente naquele mês. Nenhuma das duas errou a leitura da lei. As duas aplicaram critérios diferentes sobre a mesma situação, e o DAS reflete isso.

Quando o critério mora na memória de quem faz, três coisas acontecem juntas. A classificação varia entre analistas. O retrabalho vira rotina no fechamento. E o conhecimento fica preso em poucas pessoas, o que aparece com nitidez no primeiro período de férias.

O ICMS cobrado a mais ou a menos é o sintoma visível. A causa é a análise não estar escrita em lugar nenhum.

Um roteiro de conferência que qualquer pessoa da equipe consegue seguir

O que funciona é ter o critério fora da cabeça das pessoas. Um roteiro mínimo, para carteira de comércio, passa por cinco pontos:

1. Conferir o CST do ICMS nas notas de entrada e marcar quais produtos entraram com imposto já retido por substituição tributária ou antecipação.
2. Cruzar essa marcação com o CFOP das saídas, para garantir que o produto que entrou com ST saia classificado como receita sujeita à ST no PGDAS-D.
3. Separar as compras interestaduais e verificar quais geraram antecipação ou diferencial de alíquota pelas alíneas “g” e “h”, conferindo se a guia estadual foi emitida e paga.
4. Acompanhar a receita bruta acumulada contra o sublimite de R$ 3,6 milhões, mês a mês, e registrar o mês do excesso e o percentual, para saber qual dos dois relógios do art. 20 se aplica.
5. Comparar o DAS do mês com o do mês anterior e investigar qualquer variação que o faturamento do cliente não explique.

O quinto ponto é o mais subestimado e o mais barato. Um DAS que mudou de valor sem que a operação tenha mudado é o sinal mais honesto de que alguma classificação mudou de critério.

Quando esse roteiro está escrito e é seguido por todos, o erro para de depender de quem está com a base na mão naquele mês.

Onde o Motor do Simples entra

Um roteiro escrito resolve o critério. Ele não resolve o volume. Conferir CST de entrada, CFOP de saída e receita acumulada em centenas de notas por cliente, todo mês, é trabalho que a equipe faz mal quando o prazo aperta, por mais bem escrito que o roteiro esteja.

O Motor do Simples Nacional da e-Auditoria trabalha nessa camada anterior à apuração. A ordem importa e é sempre a mesma: auditar a base fiscal, corrigir as inconsistências de classificação e segregação, e só então automatizar a apuração, a transmissão ao PGDAS-D e a emissão do DAS. Automatizar sobre uma base com erro de classificação apenas acelera o erro, e o objetivo aqui é o contrário.

O ganho que interessa nesse tema não é velocidade, é uniformidade. O critério de segregação passa a viver no processo, e não na memória de uma pessoa. O material técnico do Motor lista 21 tarefas da rotina que deixam de ser manuais, entre elas organizar os XMLs, conferir a sequência de notas, segregar receitas e identificar monofásico e ST.

Enquadramento e decisão tributária continuam com o profissional. O que muda é que a análise fica auditável, e a equipe inteira consegue reproduzir o mesmo resultado.

Para quem quiser ver o caminho completo da automação da rotina do Simples, escrevi sobre isso em como automatizar a apuração do Simples Nacional no escritório contábil.

Perguntas frequentes sobre ICMS e substituição tributária no Simples Nacional

Fontes

• Lei Complementar 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, alíneas “a” a “h” (hipóteses de ICMS recolhido fora do DAS).
• Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 4º-A, I, e § 12 (segregação da receita com ICMS já recolhido por substituto ou antecipação, e a redução correspondente no cálculo).
• Lei Complementar 123/2006, arts. 19 e 20, §§ 1º e 1º-A (sublimite de ICMS e ISS e os dois prazos de efeito do impedimento).
• Lei Complementar 123/2006, art. 19, § 4º, na redação da Lei Complementar 155/2016 (sublimite obrigatório de R$ 3.600.000,00).
• Portaria CGSN nº 54, de 17 de novembro de 2025, publicada no DOU de 19/11/2025 (divulgação do sublimite uniforme para 2026, nenhum ente tendo adotado valor inferior).
• Resolução CGSN nº 140, de 22 de maio de 2018, art. 25 (segregação de receitas) e disciplina da retificação do PGDAS-D.
• Supremo Tribunal Federal, ADI 5469 e ADI 5464 (inconstitucionalidade da cláusula nona do Convênio ICMS 93/2015).
• Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, Resposta à Consulta 23730/2021.