Muitos contadores acreditam que uma planilha de SPED Fiscal pode ser uma ótima ferramenta para auxiliar na escrituração fiscal digital. Afinal, essa obrigação acessória exige o envio mensal de informações referentes ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Obviamente, sabemos que as empresas devem transmitir essas informações por meio de um arquivo digital gerado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal, que depois é enviado ao ambiente do SPED. Dessa forma, com o intuito de evitar o envio de dados e informações erradas, profissionais buscam uma planilha de SPED Fiscal para fazer essa conferência antes do envio final.
Neste artigo, explicamos porque esse não é o melhor caminho para garantir a integridade dos dados e apresentamos a melhor solução para esse desafio, o Corretor Automático do SPED.
Estrutura da Planilha de SPED Fiscal
A planilha de SPED nada mais é do que um arquivo em formato Excel (.xlsx) que pode ser acessado tanto no Microsoft Excel quanto no Google Sheets. Ela contém colunas organizadas com números de registro, códigos e valores, incluindo base de cálculo e alíquotas. A principal vantagem de utilizar a planilha seria a possibilidade de filtrar e ordenar os registros de maneira eficiente para localizar inconsistências antes do envio.
O problema é que preencher essas colunas ou importar dados do SPED para a planilha pode ser difícil e exaustivo. Primeiro, porque colocar os dados na planilha não é simples e intuitivo. É necessário fazer uma série de operações e ter um conhecimento apurado de Excel. Segundo, porque se você conseguir passar por essa etapa e identificar inconsistências, terá que fazer o caminho reverso depois para o SPED e isso exigirá vários processos.
Em resumo, é preciso converter arquivos SPED em documentos no formato .txt. Isso, por si só, já pode comprometer a integridade dos dados. Mas mesmo que isso não ocorra, depois será preciso fazer o caminho reverso e converter o .txt novamente, o que é não uma tarefa simples.
Como identificar e corrigir erros nos registros
Como dissemos, o principal uso da planilha está na identificação de diferenças entre valores apurados e valores apresentados na EFD. Ou seja, estamos falando aqui sobre cruzamento de dados. Para isso, o contador deveria seguir um passo a passo mais ou menos assim:
- Comparação manual: antes de importar os dados para a planilha, o profissional faz uma conferência manual no seu sistema contábil, analisando registros de entrada e saída e comparando alíquotas.
- Filtragem de registros: após importar os dados para o Excel, utilizar filtros para localizar registros específicos, como C170 (documentos fiscais) e 0200 (cadastro de itens).
- Verificação de diferenças: se houver diferença entre o cálculo manual e o valor apresentado na EFD, buscar nos registros filtrados os possíveis erros.
- Correção e reimportação: caso seja encontrada alguma inconsistência, as correções de arquivos SPED devem ser feitas no sistema contábil e um novo arquivo TXT deve ser gerado para conferência.
Limitações da Planilha de SPED e alternativas
Embora a planilha posso parecer útil para organização e filtragem dos dados do SPED, ela apresenta limitações significativas. Além da dificuldade de importar e exportar os dados da planilha, o Excel não consegue identificar automaticamente inconsistências nos dados ou sugerir correções. Ele apenas facilita a visualização e filtragem das informações, tornando a auditoria mais didática.
Mas mesmo que você consiga avançar até essa etapa, transformar novamente o arquivo Excel em um arquivo .txt correto para reimportação no sistema contábil é um processo complexo. Isso ocorre porque cada linha tem um tamanho e número de colunas específicos, tornando necessário um processo de concatenação extremamente detalhado. Para empresas com um grande volume de dados, esse processo manual pode ser inviável sem o suporte de um programador para criar um script de automação.
Dessa forma, a melhor alternativa ao uso de uma planilha de SPED Fiscal é contratar software de auditoria digital completo. Para uma auditoria fiscal eficiente, soluções especializadas como o e-Auditor são o melhor caminho para evitar inconsistências no envio dessa obrigação acessória.
O e-Auditor na análise fiscal
Para uma análise mais precisa e eficiente, o ideal é recorrer a uma ferramenta especializada, como a plataforma e-Auditor. Diferente do Excel, o e-Auditor realiza uma verificação detalhada dos registros fiscais, identificando inconsistências e apresentando sugestões de correção.
Os principais benefícios da plataforma incluem:
- Suporte especializado: usuários contam com suporte dedicado para usar a Plataforma e-Auditoria e o módulo do e-Auditor.
- Análise automatizada de dados fiscais: o e-Auditor identifica erros e inconsistências automaticamente.
- Sugestões de correção personalizadas: o e-Auditor permite que contadores e auditores ajustem os registros conforme a legislação.
Confira algumas funcionalidades do e-Auditor
Análise das inconsistências nos arquivos
Cruzamento PGDAS x SINTEGRA/SPED
Relatório de fontes pagadoras do e-CAC
EFD ICMS/IPI x EFD Contribuições
Conciliação DIRF x e-CAC
Conheça o Corretor Automático de SPED da Plataforma e-Auditoria
O Corretor Automático do SPED é uma nova funcionalidade da Plataforma e-Auditoria, que não apenas identifica, mas também corrige automaticamente os principais erros encontrados nos arquivos do SPED Fiscal, eliminando a necessidade de ajustes manuais repetitivos e trabalhosos.
O sistema aplica automaticamente 25 regras básicas de correção em múltiplos arquivos SPED simultaneamente, eliminando tarefas manuais como abrir arquivo por arquivo, editar linhas individualmente ou fazer ajustes demorados no Excel.
Entre as principais correções que você pode fazer de forma automática estão:
- Remoção de registros duplicados;
- Ajuste automático de CFOP e CST;
- Correção de bases de cálculo e valores inconsistentes;
- Verificação e ajuste automático de créditos gerados por empresas do Simples Nacional;
- Cruzamento e validação automática com XML de entrada.
