Muitos contadores acreditam que uma planilha de SPED Fiscal pode ser uma ótima ferramenta para auxiliar na escrituração fiscal digital. Afinal, essa obrigação acessória exige o envio mensal de informações referentes ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Obviamente, sabemos que as empresas devem transmitir essas informações por meio de um arquivo digital gerado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal, que depois é enviado ao ambiente do SPED. Dessa forma, com o intuito de evitar o envio de dados e informações erradas, profissionais buscam uma planilha de SPED Fiscal para fazer essa conferência antes do envio final.

Neste artigo, explicamos porque esse não é o melhor caminho para garantir a integridade dos dados e apresentamos a melhor solução para esse desafio.

Estrutura da Planilha de SPED Fiscal

A planilha de SPED nada mais é do que um arquivo em formato Excel (.xlsx) que pode ser acessado tanto no Microsoft Excel quanto no Google Sheets. Ela contém colunas organizadas com números de registro, códigos e valores, incluindo base de cálculo e alíquotas. A principal vantagem de utilizar a planilha seria a possibilidade de filtrar e ordenar os registros de maneira eficiente para localizar inconsistências antes do envio.

O problema é que preencher essas colunas ou importar dados do SPED para a planilha pode ser difícil e exaustivo. Primeiro, porque colocar os dados na planilha não é simples e intuitivo. É necessário fazer uma série de operações e ter um conhecimento apurado de Excel. Segundo, porque se você conseguir passar por essa etapa e identificar inconsistências, terá que fazer o caminho reverso depois para o SPED e isso exigirá vários processos.

Em resumo, é preciso converter arquivos SPED em documentos no formato .txt. Isso, por si só, já pode comprometer a integridade dos dados. Mas mesmo que isso não ocorra, depois será preciso fazer o caminho reverso e converter o .txt novamente, o que é não uma tarefa simples.

Como identificar e corrigir erros nos registros

Como dissemos, o principal uso da planilha está na identificação de diferenças entre valores apurados e valores apresentados na EFD. Ou seja, estamos falando aqui sobre cruzamento de dados. Para isso, o contador deveria seguir um passo a passo mais ou menos assim:

• Comparação manual: antes de importar os dados para a planilha, o profissional faz uma conferência manual no seu sistema contábil, analisando registros de entrada e saída e comparando alíquotas.
• Filtragem de registros: após importar os dados para o Excel, utilizar filtros para localizar registros específicos, como C170 (documentos fiscais) e 0200 (cadastro de itens).
• Verificação de diferenças: se houver diferença entre o cálculo manual e o valor apresentado na EFD, buscar nos registros filtrados os possíveis erros.
• Correção e reimportação: caso seja encontrada alguma inconsistência, as correções devem ser feitas no sistema contábil e um novo arquivo TXT deve ser gerado para conferência.

Limitações da Planilha de SPED e alternativas

Embora a planilha posso parecer útil para organização e filtragem dos dados do SPED, ela apresenta limitações significativas. Além da dificuldade de importar e exportar os dados da planilha, o Excel não consegue identificar automaticamente inconsistências nos dados ou sugerir correções. Ele apenas facilita a visualização e filtragem das informações, tornando a auditoria mais didática.

Mas mesmo que você consiga avançar até essa etapa, transformar novamente o arquivo Excel em um arquivo .txt correto para reimportação no sistema contábil é um processo complexo. Isso ocorre porque cada linha tem um tamanho e número de colunas específicos, tornando necessário um processo de concatenação extremamente detalhado. Para empresas com um grande volume de dados, esse processo manual pode ser inviável sem o suporte de um programador para criar um script de automação.

Dessa forma, a melhor alternativa ao uso de uma planilha de SPED Fiscal é contratar software de auditoria digital completo. Para uma auditoria fiscal eficiente, soluções especializadas como o e-Auditor são o melhor caminho para evitar inconsistências no envio dessa obrigação acessória.

O e-Auditor na análise fiscal

Para uma análise mais precisa e eficiente, o ideal é recorrer a uma ferramenta especializada, como a plataforma e-Auditor. Diferente do Excel, o e-Auditor realiza uma verificação detalhada dos registros fiscais, identificando inconsistências e apresentando sugestões de correção.

Os principais benefícios da plataforma incluem:

• Suporte especializado: usuários contam com suporte dedicado para usar a Plataforma eA e o módulo do e-Auditor.
• Análise automatizada de dados fiscais: o e-Auditor identifica erros e inconsistências automaticamente.
• Sugestões de correção personalizadas: o e-Auditor permite que contadores e auditores ajustem os registros conforme a legislação.

Confira algumas funcionalidades do e-Auditor

Análise das inconsistências nos arquivos

Cruzamento PGDAS x SINTEGRA/SPED

Relatório de fontes pagadoras do e-CAC

EFD ICMS/IPI x EFD Contribuições

Conciliação DIRF x e-CAC

Conheça o módulo e-Auditor da Plataforma eA

Se você trabalha com SPED Fiscal, utilizar uma planilha no Excel pode te dar mais dor de cabeça do que solucionar problemas de conferência de informações e validação dos arquivos. Essa solução é ideal apenas para quem domina muito bem o Excel.

No entanto, se o seu objetivo for gerar e transmitir arquivos SPED atualizados sem preocupações com layout e formatação, o uso de um sistema automatizado pode ser a melhor solução. Dessa forma, você garante conformidade e eficiência no processo de escrituração fiscal.

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