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Como manter a segurança de informações e documentos na internet

Em meio ao distanciamento social imposto pela pandemia de COVID19, uma modalidade de trabalho foi bastante fortalecida: o home office. Empresas de vários segmentos precisaram se adaptar a este modelo e, em sua grande maioria, sem ter qualquer experiência. E uma das maiores preocupações de empresários é com relação à segurança de informações e documentos que passaram a circular pela internet.

Troca de mensagens por aplicativos

Não é de hoje que trocamos mensagens. Seja por carta, no século passado, ou através de aplicativos de celular, a dúvida é sempre a mesma: será que minhas informações estão seguras?

Atualmente, os aplicativos de troca de mensagens (como WhatsApp, por exemplo) são protegidos por criptografia*, que é um conjunto de regras que visa a codificar a informação de forma que só o emissor e o receptor consigam decifrá-la.

Sendo assim, a criptografia de ponta a ponta garante que apenas os envolvidos na conversa consigam ler e ter acesso às mensagens, pois partir do momento que são criptografadas, é necessário ter uma chave particular para acessar qualquer informação.

Antivírus

Proteger documentos e informações estratégicas é fundamental para as empresas, principalmente para aquelas que usam computadores. Este fato torna fundamental a utilização de um antivírus, para garantir que não haja infiltrações, roubos e invasões do sistema.

As ameaças virtuais vêm de vários lugares: e-mails, websites suspeitos, pen drives e até mesmo de programas baixados ilegalmente (contendo malwares, worms, rootkits e Trojan Horse), que deixam o sistema da empresa totalmente vulnerável.

Antivírus corporativos são os mais adequados para as suas necessidades empresariais a apresentam benefícios como: maior rapidez na detecção de vírus e de ameaças virtuais; ausência de sobrecarga dos computadores da empresa por serem mais leves, evitando a lentidão do sistema; gestão de processos mais simplificada, já que, a partir de uma mesma tela, é possível proteger todos os computadores, dispositivos móveis e servidores de uma só vez; avisos e atualizações automáticas dos programas usados na empresa; controle de sites suspeitos; restrição do uso de dispositivos móveis (como, por exemplo, pen drives); prevenção de fraudes bancárias.

Armazenamento “nas nuvens”

O armazenar documentos na nuvem significa salvar seus dados em um espaço virtual, possibilitando o acesso do usuário a qualquer hora e/ou em qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet.

Em primeiro plano, é necessário verificar a confiabilidade. Tudo depende da demanda e objetivos de sua empresa, o que deixa várias possibilidades entre as modalidades ofertadas pelo mercado.

Para manter a segurança no armazenamento em nuvens, é preciso tomar alguns cuidados como não utilizar senhas óbvias e fáceis de decifrar; colocar senhas em todos os arquivos; não utilizar a mesma senha para todos os serviços que acessar; não fornecer senhas para outra pessoa, em hipótese alguma; ao sair do ambiente virtual, utilizar as opções “Sair” e “logout”; alterar suas senhas periodicamente; não salvar senhas no navegador web.

Use a tecnologia para favorecer sua empresa

É fundamental, atualmente, contar com a tecnologia. Ela aproxima as pessoas e facilita os processos.

O departamento contábil de uma empresa também necessita de soluções online para o seu dia a dia. Apostar em uma ferramenta que armazena seus documentos fiscais, arquivos de obrigações acessórias e resultados de auditorias realizadas, além de compartilhar o acesso com outros usuários, auxilia a vida dos contadores e possibilita, em conjunto com outras ferramentas, realizar a auditoria eletrônica de arquivos e o cruzamento entre obrigações acessórias distintas e, muito importante, se antecipar ao Fisco.

Para contribuir, elaboramos um e-book sobre o tema. Para baixar gratuitamente, clique aqui.

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